Office 365. Управление пользователями. Часть 1.

В продолжение цикла статей про Microsoft Office 365, рассмотрим основные моменты в управлении пользователями, предоставляемые порталом администрирования. В июне 2011 года фирма Microsoft, выпустила в продажу новый облачный продукт под названием Microsoft Office 365 в 40 мировых регионах. Данный программный продукт, представляет собой действительно новый качественный уровень набора бизнес-приложений под коммерческим названием Microsoft Office,

представляя собой симбиоз набора стандартных приложений устанавливаемых на рабочей станции клиента и облачного сервиса Microsoft Online Services.

Сейчас когда, бета-тестирование закончено, доступ может быть только ограниченный к триальной версии продукта. В триальной версии все функциональные возможности доступны. Ограничено время использования 30 календарными днями. Итак, каким образом можно получить доступ к Microsoft Office 365? Инструкция предоставлена ниже.

Первое что нужно сделать – это подписаться на одно из предложений, доступное для региона в котором зарегистрирована ваша организация. Сделать данной действие можно на домашней странице (http://www.microsoft.com/ru-ru/office365/online-software.aspx) Microsoft Office 365. После завершения подписки на предложение, на электронную почту, указанную в форме подписки, придет письмо, в котором будет имя пользователя и пароль (Microsoft Online Services ID или MOSID), а также ссылка на портал Microsoft Office 365. Учетная запись MOSID выглядит как электронная почта, строка вида <Администратор>@<домен организации>. onmicrosoft.com. Также в письме будет указан план подписки. О планах подписки будет рассказано в отдельной статье.

Итак, после получение письма об активации и MOSID, перейдите на портал администрирования Microsoft Office 365 [8] (рисунок 1).

clip_image002

Рисунок 1. Портал администрирования Microsoft Office 365.

Чтобы перейти а задачам, связанным с администрированием пользователей в левой стороне портала, в секции «Управление» нажмите на ссылку «Пользователи» (рисунок 2).

clip_image004

Рисунок 2. Портал администрирования Microsoft Office 365 – администрирование пользователей.

clip_image006

Рисунок 2а. Массовое добавление пользователей.

Прежде чем добавить пользователя, можно подумать о том, что возможно есть возможность добавить пользователей всех сразу – кнопка «Массовое добавление пользователей» (рисунок 2). В таком случае составляется план миграции существующих пользователей, сведения о которых должны быть сформированы в текстовый файл. Более подробно план миграции будет рассмотрен в отдельной статье.

На открывшейся страничке «Пользователи», можно обратить внимание на то, что прежде чем перейти к администрированию, нужно ознакомиться с задачами, которые могут быть связаны, в данном случае с администрированием пользователей. К примеру, доступна информация по следующим задачам:

1. Единый вход, — организация единого входа на рабочей станции клиента Microsoft Office 365.

2. Синхронизация Active Directory, — задача синхронизации облачного сервиса с существующим окружением Active Directory.

3. Управление внешними контактами в Exchange Online, — способы администрирования в Exchange Online. Контакт, как частный случай.

Также, доступны задачи для администрирования самих учетных записей пользователей:

1. Создание.

2. Добавление пользователей.

3. Правка.

4. Сброс пароля.

5. Удаление.

6. Активация синхронизированных пользователей.

Итак, перейдите к созданию новой учетной записи пользователя. Для выполнения данного действия, последовательно нажмите на ссылки «Создать» — «Пользователь». Откроется страница мастера добавления «Нового пользователя» (рисунок 3).

clip_image008

Рисунок 3. Мастер «Новый пользователь» — страница свойств.

В открывшемся мастере «Новый пользователь», на странице свойств заполните обязательные поля «Отображаемое имя» и «Имя пользователя». Напротив имени пользователя, есть возможность выбора доменного имени, в случае множественных регистраций доменных имен в организации. Поля «Имя» и «Фамилия» могут быть оставлены не заполненными, их заполнение должно быть регламентировано локальными нормативными актами самой организации. Также, на данной странице есть возможность внести дополнительные сведения. Для выполнения данного действия, нажмите на кнопку «Дополнительные свойства» (рисунок 4)

clip_image010

Рисунок 4. Мастер «Новый пользователь» — страница дополнительных свойств.

В мастере «Новый пользователь», на странице дополнительных свойств, нет обязательных полей, их заполнение должно быть регламентировано локальными нормативными актами самой организации. Поля следующие: «Должность», «Отдел», «Номер офиса», «Рабочий телефон», «Мобильный телефон», «Номер факса», «Улица, дом», «Город», «Область, край», «Почтовый индекс», «Страна или регион». При заполнении таких данных, нужно помнить о том, что они попадают под закон о персональных данных и нужно предоставлять только те сведения, согласие на обработку которых пользователь должен подписать заранее с организацией. К примеру поле «Мобильный телефон», если он служебный то да, писать можно. Если же указывается личный, то нужно брать дополнительное соглашение.

Заполнив все необходимые по политике организации данные, нажмите кнопку «Далее», для продолжения работы мастера «Новый пользователь». Для отмены операции создания нового пользователя, нажмите на кнопку «Отмена» (рисунок 5).

clip_image012

Рисунок 5. Мастер «Новый пользователь» — страница назначения ролей.

На следующей странице мастера «Новый пользователь», на странице «Назначение роли», нужно определить, будут ли предоставляться пользователю расширенные права администратора. По умолчанию, права предоставляются только ограниченные. Для предоставления расширенных прав администратора, выберете «Да». В выпадающем списке доступных ролей, выберете соответствующую выполняемым должностным обязанностям пользователя (рисунок 6).

clip_image013

Рисунок 6. Мастер «Новый пользователь» — выбор роли.

Итак, нужно выбрать одну из предоставленных встроенных административных ролей (с официального сайта):

1. Администратор выставления счетов: совершает покупки, управляет подписками и запросами в службу поддержки, а также следит за работоспособностью служб.

2. Глобальный администратор: администратор верхнего уровня в организации. При регистрации для приобретения Office 365 вы становитесь глобальным администратором. Глобальные администраторы получают доступ ко всем компонентам в центре администрирования, и только они могут назначать другие роли администраторов. В организации может быть несколько глобальных администраторов.

3. Администратор паролей сбрасывает пароли, управляет запросами на обслуживание и следит за работоспособностью служб. Администраторы паролей могут сбрасывать пароли только для пользователей и других администраторов паролей.

4. Администратор служб: эта роль позволяет управлять запросами на обслуживание и следить за работоспособностью служб.

5. Администратор управления пользователями: сбрасывает пароли, следит за работоспособностью служб и управляет учетными записями пользователей, группами пользователей и запросами на обслуживание. Разрешения администраторов управления пользователями несколько ограничены. Например, они не могут удалять глобальных администраторов или создавать других администраторов. Кроме того, они не могут сбрасывать пароли для администраторов выставления счетов, глобальных администраторов и администраторов служб.

Выберете, к примеру, «Администратор служб» нажмите кнопку «Далее», для продолжения работы мастера «Новый пользователь». Для отмены операции создания нового пользователя, нажмите на кнопку «Отмена», для возвращения на предыдущую страницу нажмите кнопку «Назад» (рисунок 7).

clip_image015

Рисунок 7. Мастер «Новый пользователь» — страница назначения лицензий.

На следующей странице мастера «Новый пользователь», на странице «Назначение лицензий», предоставьте те лицензии, исходя из планов, доступных для подписки в организации. К примеру, в бета-версии были доступны 2 плана E3 и K2, а также архивация на базе Exchange Online. Краткая справка по данным планам:

1. Microsoft Office 365 Beta (план E3) – план для больших предприятий, предоставляются средства для взаимодействия и совместной работы с помощью набор приложений Office (включает в себя веб-приложения Office Web Apps).

2. Microsoft Office 365 Beta (план K2) – план для сотрудников организации у которых отсутствует выделенное рабочее место. Работа осуществляется с помощью веб-приложения Office Web Apps.

3. Архивация на базе Exchange Online – то же самое, что и план который используется в случае создания личного архив электронной почты для пользователей, у которых имеются почтовые ящики на сервере Exchange Server 2010.

Более подробно о планах лицензирования будет информация в последующих статьях блога.

Итак, из рисунка 7 видно, что пользователю можно назначить все возможности плана, а можно только частично. К примеру если учетная запись пользователя создается для задачи управления только сообщениями пользователя, нужно установить флажки напротив сервисов «Lync Online» и «Exchange Online». К каждому плану есть счетчик лицензий, поэтому если выбирается хоть один опцион плана, счетчик доступных лицензий в рамках плана уменьшается.

Итак, выберете необходимые для пользователя лицензии (а вообще хорошо если есть заявка от руководителя с указанием что нужно выбрать), нажмите кнопку «Далее», для продолжения работы мастера «Новый пользователь». Для отмены операции создания нового пользователя, нажмите на кнопку «Отмена» , для возвращения на предыдущую страницу нажмите кнопку «Назад» (рисунок 8).

clip_image017

Рисунок 8. Мастер «Новый пользователь» — страница отправки по электронной почте.

На четвертой странице мастера «Новый пользователь», на странице «Отправка результатов по электронной почте», нужно принять решение о том, будет ли временный пароль вновь создаваемой учетной записи пользователя отправлен администратору на почтовый ящик или нет. По умолчанию, данное действие производится автоматически, для отмены возможности снимите флажок «Отправить сообщение по электронной почте». Нужно заметить то, что пароль будет отправлен в открытом виде, поэтому рекомендуется в короткие сроки сменить пароль, в случае, если при доступе у ящику, электронной почты администратор не применяет средства защиты.

На данной странице также есть возможность указать почтовый ящик администратора пользователей, которому будет делегирована задача доведения временного пароля до конечного пользователя.

Продолжение статьи будет описаны последующие операции с учетными записями пользователя.

Полезные ссылки:

1. Назначение ролей администратора http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/4697284e-c6ed-4c5a-a062-047ada7b1282

2. Forgot your password? http://community.office365.com/en-us/b/office_365_technical_blog/archive/2011/04/07/forgot-your-password.aspx

3. Ограничения, накладываемые лицензированием на Office 365 http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/a31b2eb2-4883-4fad-8f7d-4f0507156283

4. Подготовка к использованию единого входа http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652540.aspx

5. План внедрения синхронизации службы каталогов Active Directory http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652543.aspx

6. Создание нового внешнего контакта http://help.outlook.com/ru-ru/140/ms.exch.ecp.newcontact.aspx

7. Применение судебного удержания к почтовому ящику http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditLitigationHold.aspx

8. Включение архивного почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EnableArchiveMailbox.aspx

9. Импорт контактов http://help.outlook.com/ru-ru/140/ff797549.aspx

10. Работа с электронной почтой на мобильном телефоне http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff637599.aspx

11. Загрузки программного обеспечения https://portal.microsoftonline.com/download/default.aspx

12. Настройка синхронизации Active Directory и управление ею https://portal.microsoftonline.com/DirSync/DirectorySynchronization.aspx

13. Портал Офис 365 https://portal.microsoftonline.com/

14. Управление организацией — бета-версия BPOS Standard http://help.outlook.com/ru-ru/140/ff657678.aspx

15. Office 365 for midsize businesses and enterprises http://www.microsoft.com/en-us/office365/enterprise-solutions/enterprise-plans.aspx#fbid=g_sY900-UYl

16. Ограничения для сообщений, почтовых ящиков и получателей http://help.outlook.com/ru-ru/140/dd630704.aspx

17. Ограничения суточного потока получателей и общего объема почты http://help.outlook.com/ru-ru/140/ff381292.aspx

18. Отправка широковещательных сообщений всем пользователям http://help.outlook.com/ru-ru/140/dd439355.aspx

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

w

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: