Office 365. Администрирование Exchange Online – пользователи Часть 1

В продолжение цикла статей об облачном программном продукте Microsoft Office 365, рассмотрим управление пользователями на портале администрирования Exchange Online, в организации, которая приобрела подписку на данные сервис.

Вкратце историческая справка — в июне 2011 года фирма Microsoft, выпустила в продажу новый облачный продукт под названием Microsoft Office 365 в 40 мировых регионах. Данный программный продукт, представляет собой действительно новый качественный уровень набора бизнес-приложений под коммерческим названием Microsoft Office, представляя собой симбиоз набора стандартных приложений устанавливаемых на рабочей станции клиента и облачного сервиса Microsoft Online Services. Статья направлена на расширенный обзор возможностей, предоставляемых для бизнеса Microsoft Office 365.

Довольно продолжительное время сам программный продукт находился в закрытой стадии бета-версии. Основное преимущество бета-тестирования от фирмы Microsoft, предоставляемая возможность посмотреть функционал, оценить интерфейс новых программных продуктов, и, конечно же, составить собственное мнение.

Сейчас когда, бета-тестирование закончено, доступ может быть только ограниченный к триальной версии продукта. В данной версии все функциональные возможности доступны без ограничений по функциональности. Ограничено время использования 30 календарными днями. Итак, каким образом можно получить доступ к Microsoft Office 365?

Первое что нужно сделать – это подписаться на одно из предложений, доступное для региона в котором зарегистрирована ваша организация. Сделать данной действие можно на домашней странице (http://www.microsoft.com/ru-ru/office365/online-software.aspx) Microsoft Office 365. После завершения подписки на предложение, на электронную почту, указанную в форме подписки, придет письмо, в котором будет имя пользователя и пароль (Microsoft Online Services ID или MOSID), а также ссылка на портал Microsoft Office 365. Учетная запись MOSID выглядит как электронная почта, строка вида <Администратор>@<домен организации>. onmicrosoft.com. Также в письме будет указан план подписки. О планах подписки будет рассказано в отдельной статье.

Итак, после получение письма об активации и MOSID, перейдите на портал администрирования Microsoft Office 365 [7] (рисунок 1).

clip_image001

Рисунок 1. Портал администрирования Microsoft Office 365.

Чтобы перейти к администрированию пользователями в сервисе Exchange Online, на домашней странице портала администрирования Microsoft Office 365, нажмите ссылку «Обзор администрирования» и затем в секции «Exchange Online» ссылку «Управление». Откроется домашняя страница управлением сервиса «Exchange Online» (рисунок 2).

clip_image002

Рисунок 2. Портал администрирования сервиса Exchange Online.

На портале администрирования сервиса Exchange Online, по умолчанию попадаете в раздел «Пользователи и группы». В данном разделе присутствуют четыре рабочих области:

  1. Почтовые ящики – управление почтовыми ящиками зарегистрированных пользователей и контактов.
  2. Группы рассылки – составление групп рассылки, по которым можно рассылать письма с помощью различных версий клиентского приложения Outlook или Outlook apps.
  3. Внешние контакты – создание контактной информации, доступной всем пользователям Exchange Online, к примеру с внешними организациями.
  4. Миграция электронной почты – собственно если у вас были ящики не в Exchange Online, а они у вас конечно же были, самое время переходить с процедурой миграции.

Итак, прежде чем перейти к рассмотрению операций, которые можно производить во всех рабочих областях, ознакомьтесь с представлениями пользователей. Для выполнения данного действия, выберете условия представления пользователей в выпадающем списке «Выбор представления»:

  1. Все почтовые ящики – представление по умолчанию, показывает все почтовые ящики пользователей без ограничений.
  2. Почтовые ящики пользователей – только пользователи, контакты и служебные почтовые ящики не указываются.
  3. Почтовые ящики места – только те почтовые ящики, которые привязаны к некоему ресурсу, к примеру – кабинет совещаний.
  4. Почтовые ящики на судебном удержании – из названия все ясно, функционально – это почтовый ящик, из которого нельзя удалять сообщения.

Выберете одно из вышеперечисленных представлений (рисунок 3).

clip_image003

Рисунок 3. Содержание выпадающего списка «Выбор представления».

Итак, с почтовым ящиком пользователя можно сделать следующие операции:

  1. Создать почтовый ящик пользователя – непосредственно сама учетная запись на вновь создаваемого пользователя.
  2. Создать почтовый ящик помещения — – непосредственно сама учетная запись на вновь создаваемый объект помещения.
  3. Импорт пользователей – производится с помощью специально сформированного текстового файла, обычно формата файла с расширением .csv.
  4. Посмотреть подробности о почтовом ящике пользователя или помещения – фактически это редактирование уже существующего объекта.
  5. Удаление выделенного почтового ящика – удаляются все почтовые ящики, кроме тех, которые находятся на судебном удержании.
  6. Просмотр удаленных почтовых ящиков – просмотр почтовых ящиков, которые были удалены, например, с целью восстановления.

Давайте перейдем к созданию нового почтового ящика пользователя, например указанного в заявке на подключение, либо информация о нем получена иным способом, принятым в организации. Для выполнения данного действия нажмите в меню «Создать» — на ссылку «Почтовый ящик пользователя». Откроется диалоговое окно создания нового почтового ящика пользователя (рисунок 4).

clip_image004

Рисунок 4. Диалоговое окно создания нового почтового ящика пользователя.

В диалоговом окне, создания нового почтового ящика пользователя присутствуют несколько секций, полноценно позволяющие описать объект почтового ящика пользователя:

  1. Общие.
  2. Использование почтового ящика пользователя.
  3. Сведения о контактах.
  4. Организация.
  5. Параметры электронной почты.
  6. Параметры почтового ящика.
  7. Подсказка.
  8. Функции почтового ящика
  9. Телефонные и голосовые функции.

В секции «Общие», заполните обязательно поле «Отображаемое имя». Поле «Microsoft Online Services ID» автоматически будет формироваться по формату «Отображаемое имя»@<домен организация>. Также могут быть заполнены необязательные поля «Имя», «Отчество», «Фамилия». Обязательность заполнения вышеприведенных полей, может быть установлена организационными мерами, записанными в локальные нормативные акты организации , и поддерживаемые в актуальном состояние на момент времени применения. Говоря об актуальности нужно отметить, что временной интервал информации, которая является актуальной, применимо к сфере бизнеса, в которой используются облачные технологии, могут быть различными.

Следующая секция представлена в диалоговом окне создания нового почтового ящика пользователя – секция «Использование почтового ящика пользователя» (рисунок 5).

clip_image005

Рисунок 5. Секция «Использование почтового ящика пользователя».

Секция «Использование почтового ящика пользователя», является по своей сути информационной. В этой секции есть индикатор «Использование почтового ящика» и информация по следующим параметрам:

  1. Порог предупреждения переполнения ящика – в примере 24,5 ГБ.
  2. Запретить отправки писем – в примере 24,75 ГБ.
  3. Запретить отправку и получение – 25 ГБ.
  4. Информация о текущем использовании дискового пространства – в примере 17,61 КБ.

Размер почтового ящика зависит от используемого плана Microsoft Ofiice 365. В приведенном примере – отображен план использования облачных сервисов E3.

Следующая секция представлена в диалоговом окне создания нового почтового ящика пользователя – секция «Сведения о контактах» (см. рисунок 6).

clip_image006

Рисунок 6. Секция «Сведения о контактах».

Секция «Сведения о контактах» полностью является технически необязательной для заполнения. Присутствуют следующие поля: «Улица», «Город», «Область, республика, край, округ», «Почтовый индекс», «Страна или регион», «Комната», «Рабочий телефон», «Факс», «Домашний телефон», «Мобильный телефон», «Заметки». Обязательность заполнения вышеприведенных полей, может быть установлена организационными мерами, записанными в локальные нормативные акты организации, и поддерживаемые в актуальном состояние на момент времени применения.

Следующая секция представлена в диалоговом окне создания нового почтового ящика пользователя – секция «Организация» (см. рисунок 7).

clip_image007

Рисунок 7. Секция «Организация».

Секция «Организация» полностью является технически необязательной для заполнения. Присутствуют следующие поля: «Должность», «Отдел», «Компания», «Руководитель», «Подчиненные». Обязательность заполнения вышеприведенных полей, может быть установлена организационными мерами, записанными в локальные нормативные акты организации. Особо отметить нужно поле «Руководитель», оно может быть учетной записью пользователя, который является непосредственным начальником пользователя с выбранной учетной записью. Очень удобно выстраивать иерархию подчинения в имеющейся организационной структуре. Поле «Подчиненные» заполняется автоматически, в зависимости от заполнения предыдущего поля в других учетных записях пользователей. Чтобы выбрать руководителя, нажмите на кнопку «Обзор», выберете учетную запись непосредственного руководителя и нажмите кнопку «Ок». С помощью кнопки «Отмена», можно отказаться от выбора сейчас.

Следующая секция представлена в диалоговом окне создания нового почтового ящика пользователя – секция «Параметры электронной почты» (рисунок 8).

clip_image008

Рисунок 8. Секция «Параметры электронной почты».

В секции «Параметры электронной почты», есть возможность добавить, изменить или удалить дополнительные адреса электронной почты, также принадлежащими пользователю. Для выполнения операции добавления нажмите на кнопку «Добавить». Нужно отметить, что можно добавить только почтовые адреса их тех доменов, которые зарегистрированы на портале администрирования Microsoft Office 365. Произвольный почтовый ящик здесь заполнить нельзя. После заполнения поля «Адрес электронной почты» и выбора необходимого домена организации, нажмите кнопку «Ок». С помощью кнопки «Отмена», можно отказаться от добавления адреса электронной почты пользователя. Адрес электронной почты клиента организации, является обязательным для заполнения.

Следующая секция представлена в диалоговом окне создания нового почтового ящика пользователя – секция «Параметры почтового ящика» (рисунок 9).

clip_image009

Рисунок 9. Секция «Параметры почтового ящика».

В секции «Параметры почтового ящика», устанавливается «План почтового ящика» пользователя, фактически поле является информационным, так как напрямую зависит от плана использования сервиса Exchange Online. Изменение политики назначения ролей для данного выбранного пользователя, политики назначения ролей RBAC, которые назначаются пользователю, могут быть достаточно разноплановыми. Выбрать план напрямую в данном поле не представляется возможным. Здесь можно выбрать политику назначения ролей. Нужно отметить, что изменение политики ролей для данного пользователя по умолчанию не предусматривается. Есть политика, которая действует по умолчанию, под названием «Default Role Assignment Policy». О том, как редактировать политику назначения ролей по умолчанию и создавать новые, будет описано в последующих статьях данного цикла.

В следующей части данной статьи продолжится рассмотрение параметров почтового ящика пользователя, а также основные рабочие области, которые входят в управление пользователями на портале администрирования Exchange Online пакета облачных сервисов и программного обеспечения  Microsoft Office 365.

Полезные ссылки:

1. Назначение ролей администратора http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/4697284e-c6ed-4c5a-a062-047ada7b1282

2. Forgot your password? http://community.office365.com/en-us/b/office_365_technical_blog/archive/2011/04/07/forgot-your-password.aspx

3. Ограничения, накладываемые лицензированием на Office 365 http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/a31b2eb2-4883-4fad-8f7d-4f0507156283

4. Подготовка к использованию единого входа http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652540.aspx

5. Изменение свойств почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditMailbox.aspx

6. Создание нового внешнего контакта http://help.outlook.com/ru-ru/140/ms.exch.ecp.newcontact.aspx

7. Портал Офис 365 https://portal.microsoftonline.com/

8. Применение судебного удержания к почтовому ящику http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditLitigationHold.aspx

9. Включение архивного почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EnableArchiveMailbox.aspx

10. Импорт новых пользователей Exchange Online с помощью CSV-файла http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.CSVImportLearnMore.aspx

11. Работа с электронной почтой на мобильном телефоне http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff637599.aspx

12. Загрузки программного обеспечения https://portal.microsoftonline.com/download/default.aspx

13. Настройка синхронизации Active Directory и управление ею https://portal.microsoftonline.com/DirSync/DirectorySynchronization.aspx

14. Управление организацией — бета-версия BPOS Standard http://help.outlook.com/ru-ru/140/ff657678.aspx

15. Office 365 for midsize businesses and enterprises http://www.microsoft.com/en-us/office365/enterprise-solutions/enterprise-plans.aspx#fbid=g_sY900-UYl

16. Миграция электронной почты с IMAP-сервера в облачные почтовые ящики http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EmailMigrationWizardIMAPLearnMore.aspx

17. Ограничения суточного потока получателей и общего объема почты http://help.outlook.com/ru-ru/140/ff381292.aspx

18. Отправка широковещательных сообщений всем пользователям http://help.outlook.com/ru-ru/140/dd439355.aspx

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: