Office 365. Администрирование Exchange Online – пользователи Часть 4

Продолжим рассматривать администрирование пользователей Exchange Online с помощью портала. В секции «Общие», заполните обязательно поле «Отображаемое имя». Поле «Адрес электронной почты» автоматически будет формироваться по формату «Отображаемое имя»@<домен организация>. Также могут быть заполнены необязательное поле «Описание». Обязательность заполнения вышеприведенного поля, может быть установлена организационными мерами, записанными в локальные нормативные акты организации. При создании группы рассылки, данную группу можно сделать также группой безопасности. Для выполнения данного действия выставьте флажок «Сделать группу группой безопасности».

Следующая секция представлена в диалоговом окне создания нового почтового ящика учетной записи пользователя – секция «Собственность» (рисунок 24).

clip_image001

Рисунок 24. Создание группы рассылки — секция «Собственность».

В Секции «Собственность», можно указать, кто будет ответственным за администрирование вновь создаваемой группы рассылки. Делается данное действие довольно легко, нажимаете кнопку «Добавить» в поле «Владельцы» и выбираете учетную запись пользователя, который будет управлять участием в группе рассылке. По кнопке «Удалить» в поле «Владельцы», можно снять владение данной группой рассылки.

Для создания группы рассылки нажмите кнопку «Сохранить», с помощью кнопки «Отмена», можно отказаться от добавления новой группы рассылки.

Убедитесь, что группа рассылки создана, в данном примере – группа «obs» (рисунок 25)

clip_image002

Рисунок 25. Результат успешного создания группы рассылки.

Следующая операция, которую можно произвести с группой рассылки – это посмотреть подробности о выбранной группе рассылки – фактически это редактирование уже существующего объекта. Для выполнения данного действия нажмите на кнопку «Подробности» (рисунок 25), откроется Диалоговое окно просмотра подробностей выбранной группы рассылки. Давайте, для примера редактирования, выберем новую созданную группу рассылки «obs». Итак, выберете запись группы рассылки на рисунке 25 и нажмите на кнопку «Подробности». Нужно отметить, что отображаемое имя будут отображаться в адресной книге и в поле “Кому” при отправке сообщения электронной почты этой группе. Отображаемое имя должно удовлетворять следующим условиям – оно должно быть понятным, чтобы пользователи могли его легко узнать и распознать. Оно также должно быть обязательно уникальным в переделах выбранного домена.  Откроется диалоговое окно редактирования группы рассылки (рисунок 26).

clip_image003

Рисунок 26. Диалоговое окно редактирования группы рассылки.

В диалоговом окне, редактирования почтового ящика помещения присутствуют несколько секций:

1. Общие.

2. Собственность.

3. Членство.

4. Утверждение членства.

5. Управление доставкой.

6. Утверждение сообщения.

7. Параметры электронной почты.

8. Подсказка

В секции «Общие», отредактируйте поля «Название группы», «Псевдоним», «Адрес электронной почты», «Описание» в случае необходимости. Флажок «Скрыть эту группу в общей адресной книге», позволяет не отображать выбранную группу в глобальной адресной книге, доступную для всех пользователей организации.

Следующая секция представлена в диалоговом окне редактирования группы рассылки – секция «Собственность» (рисунок 27).

clip_image004

Рисунок 27. Группа рассылки — секция «Собственность».

В Секции «Собственность», можно указать, кто будет ответственным за администрирование вновь создаваемой группы рассылки. Делается данное действие довольно легко, нажимаете кнопку «Добавить» в поле «Владельцы» и выбираете учетную запись пользователя, который будет управлять участием в группе рассылке. Следует отметить, что при нажатии на кнопку “Добавить” или “Удалить” можно изменить членство в группе. В качестве членов можно добавлять другие группы из общей адресной книги. По кнопке «Удалить» в поле «Владельцы», можно снять владение данной группой рассылки.

Следующая секция представлена в диалоговом окне редактирования группы рассылки – секция «Управление членства» (рисунок 28).

clip_image005

Рисунок 28. Группа рассылки — секция «Управление членства».

В секции «Управление членства» определяется, будет ли требоваться утверждение владельца для присоединения к группе, а также, будет ли данная группа свободна для выхода из участия в группе, при определённых условиях –организационных или технических.

Если требуется утверждение владельца группы, то возможны следующие варианты:

1. Открыта. К этой группе может присоединиться любой пользователь, утверждение владельцев групп не требуется.

2. Закрыта. Участников могут добавлять только владельцы группы. Все запросы на присоединение будут автоматически отклоняться.

3. Утверждение владельца. Все запросы утверждаются или отклоняются владельцами группы.

При определении открытости выхода есть два варианта:

1. Открыта. Любой участник может выходить из группы без предварительного утверждения владельцами группы.

2. Закрыта. Только владельцы групп могут удалять членов из групп. Все запросы на выход из группы автоматически отклоняются.

В случае, если группа закрыта для свободного входа и выхода, то действия добавление и утверждения осуществляются только владельцем. Этому пользователю или пользователям, указанным в секции «Собственность», приходит письмо на электронную почту с указанной операцией, к примеру, удаление пользователя из группы рассылки.

Следующая секция представлена в диалоговом окне редактирования группы рассылки – секция «Управление доставкой» (рисунок 29).

clip_image006

Рисунок 29. Группа рассылки — секция «Управление доставкой».

В секции «Управление доставкой» по умолчанию, отправлять сообщения этой группе разрешено только отправителям в вашей организации. Нужно отметить, что по умолчанию отправлять сообщения этой выбранной группе разрешено только отправителям выбранного домена организации. Отправку сообщений этой группе можно разрешить также людям, не входящим в выбранную организацию. Если требуется явно указать отправителей, что не рекомендуется (лучше указывать группы распространения пользователей), но технически возможно, которым разрешено отправлять сообщения группе, добавьте пользователей из этой группы в список представленный на рисунке 29 внизу. Отправлять сообщения группе смогут только отправители указанные в списке. Сообщения от всех других отправителей будут считаться нежелательными и будут отвергнуты. Отправку сообщений этой группе можно разрешить также людям, не относящимся к этой организации. Выберите один из вариантов.

1. Отправители только в этой организации.

2. Отправители из этой организации и за ее пределами.

Если требуется явно указать отправителей, которым разрешено отправлять сообщения группе, добавьте пользователей или группы в список ниже. Отправлять сообщения группе смогут только отправители, указанные в списке. Сообщения от всех прочих отправителей будут отклоняться.

Следующая секция представлена в диалоговом окне редактирования группы рассылки – секция «Утверждение сообщения» (рисунок 30).

clip_image007

Рисунок 30. Группа рассылки – секция «Утверждение сообщения».

В секции «Утверждение сообщения», возможно поставить сообщения отправляемые участниками группы рассылки, можно поставить на проверку всех сообщений. Для выполнения данного действия установите флажок «Сообщения, отправляемые этой группе, должны быть подтверждены модератором» и в разделе «Модераторы группы», укажите тех пользователей, которые будут являться модераторами группы. Доступны прямые действия добавления учетной записи модератора и удаления её. В разделе «Отправители, для которых не требуется утверждать сообщения», укажите участников группы, для которых проверка отправляемых сообщений не требуется. Также, как и случае модератора, доступны операции добавления учетной записи участника группы и удаления её.

Если группа рассылки ставится на проверку, нужно выбрать уведомления действий контроля:

1. Уведомлять всех отправителей, если их сообщения не утверждаются.

2. Уведомлять отправителей организации в том случае, если их сообщения не утверждены.

3. Не уведомлять никого, если сообщение не утверждено.

Следующие секции, представленные в диалоговом окне редактирования группы рассылки – секции «Параметры электронной почты» и «Подсказка» (рисунок 31).

clip_image008

Рисунок 31. Группа рассылки — секции «Параметры электронной почты» и «Подсказка».

В секции «Параметры электронной почты» определяется, по какому почтовому адресу, сама группа рассылки сможет получать сообщения. Очень удобно отправлять сообщения, к примеру, всей группе специалистов, занимающимся над одним проектом, или делать общие сообщения всем сотрудникам организации. Возможно добавление нескольких почтовых ящиков группы рассылки.

В секции «Подсказка» всего одно поле, которое является описательным. Это поле используется в качестве подсказки, когда кто-либо из пользователей организации пишет на данный почтовый ящик. Форма заполнения произвольная.

Итак, заполнение свойств группы рассылки закончено, если производились изменения в сведениях о группе рассылки, нажмите кнопку «Сохранить». Отменить изменения можно нажав на кнопку «Отмена» (рисунок 31).

Следующая операция, которую можно произвести с группой рассылки – это удаление выбранного объекта. Для выполнения данного действия нажмите на кнопку с пиктограммой clip_image010(рисунок 25). Откроется диалоговое окно удаления выбранной группы рассылки (рисунок 32).

clip_image011

Рисунок 32. Диалоговое окно удаления выбранной группы рассылки.

Итак, ответьте на вопрос «Удалить группу «Общие сообщения»». Нажмите кнопку «Да» в случае действительного удаления выбранной группы рассылки, нажмите «Нет» если нужно пока отменить операцию.

Теперь, когда все операции с объектом группы рассылки рассмотрены, перейдите к примеру использования группы. Для этого откройте Outlook Web App. Самый быстрый способ сделать это действие – на домашней страничке пользователя Microsoft Office 365 (https://portal.microsoftonline.com/IWDefault.aspx) нажать на ссылку «Входящие» в секции «Outlook». В браузере откроется домашняя страница Outlook Web App (рисунок 33).

clip_image012

Рисунок 33. Домашняя страница Outlook Web App.

Создайте новое сообщение – для этого нажмите последовательно ссылки «Создать» — «Сообщение». Затем в открывшейся странице создания нового сообщения нажмите ссылку «Кому…». Откроется диалоговое окно веб-страницы «Адресная книга» (рисунок 34).

clip_image013

Рисунок 34. Диалоговое окно веб-страницы «Адресная книга».

В диалоговом окне веб-страницы «Адресная книга», выделите группу рассылки «Общие сообщения» и снова нажмите ссылку «Кому…». Нажмите кнопку «Ок» для подтверждения выбора новой группы рассылки, кнопку «Отмена» в обратном случае. В окне создания нового сообщения, в поле «Кому…» появится группа рассылки «Общие сообщения» (рисунок 35).

clip_image014

Рисунок 35. Создание нового сообщения – поле «Кому».

Итак, заполните поля «Тема» (Завтра пятница!) и тело электронного сообщения. В примере – «Работаем до обеда! Администрация». Нажмите кнопку «Отправить» чтобы одновременно послать новое сообщение всем участникам группы рассылки «Общие сообщения». В примере, отправитель входит в группу рассылки «Общие сообщения», поэтому также получает отправленное сообщение (рисунок 36).

clip_image015

Рисунок 36. Получение отправленного сообщения электронной почты.

Пример тестирования группы рассылки успешно пройден. Приступим к изучению возможностей предоставляемых в рабочей области «Внешние контакты». В следующей части данной статьи продолжится рассмотрение параметров почтового ящика пользователя, а также основные рабочие области, которые входят в управление пользователями на портале администрирования Exchange Online пакета облачных сервисов и программного обеспечения Microsoft Office 365, а также в следующей части планируется окончание статьи.

Полезные ссылки:

1. Назначение ролей администратора http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/4697284e-c6ed-4c5a-a062-047ada7b1282

2. Forgot your password? http://community.office365.com/en-us/b/office_365_technical_blog/archive/2011/04/07/forgot-your-password.aspx

3. Ограничения, накладываемые лицензированием на Office 365 http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/a31b2eb2-4883-4fad-8f7d-4f0507156283

4. Подготовка к использованию единого входа http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652540.aspx

5. Изменение свойств почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditMailbox.aspx

6. Создание нового внешнего контакта http://help.outlook.com/ru-ru/140/ms.exch.ecp.newcontact.aspx

7. Портал Офис 365 https://portal.microsoftonline.com/

8. Применение судебного удержания к почтовому ящику http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditLitigationHold.aspx

9. Включение архивного почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EnableArchiveMailbox.aspx

10. Импорт новых пользователей Exchange Online с помощью CSV-файла http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.CSVImportLearnMore.aspx

11. Работа с электронной почтой на мобильном телефоне http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff637599.aspx

12. Загрузки программного обеспечения https://portal.microsoftonline.com/download/default.aspx

13. Настройка синхронизации Active Directory и управление ею https://portal.microsoftonline.com/DirSync/DirectorySynchronization.aspx

14. Управление организацией — бета-версия BPOS Standard http://help.outlook.com/ru-ru/140/ff657678.aspx

15. Office 365 for midsize businesses and enterprises http://www.microsoft.com/en-us/office365/enterprise-solutions/enterprise-plans.aspx#fbid=g_sY900-UYl

16. Миграция электронной почты с IMAP-сервера в облачные почтовые ящики http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EmailMigrationWizardIMAPLearnMore.aspx

17. Ограничения суточного потока получателей и общего объема почты http://help.outlook.com/ru-ru/140/ff381292.aspx

18. Отправка широковещательных сообщений всем пользователям http://help.outlook.com/ru-ru/140/dd439355.aspx

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: