Office 365. Администрирование Exchange Online – пользователи Часть 5

Продолжим рассматривать администрирование пользователей Exchange Online с помощью портала администрирования. Для выполнения данного действия перейдите на портал администрирования сервиса Exchange Online в раздел «Пользователи и группы», нажмите на кнопку «Внешние контакты» (рисунок 37). Внешний контакт, по сути, отличается от учетной записи пользователя тем, что не имеет собственного почтового ящика. Удобно использовать внешние контакты, для наполнения глобальной адресной книги организации.

clip_image001

Рисунок 37. Портал администрирования сервиса Exchange Online – внешние контакты.

Итак, с внешними контактами можно сделать следующие операции:

  1. Создать внешний контакт.
  2. Посмотреть подробности о внешнем контакте – фактически это редактирование уже существующего объекта.
  3. Удаление выделенного внешнем контакте.

    Давайте перейдем к созданию нового внешнего контакта. Для выполнения данного действия нажмите на ссылку «Создать…». Откроется диалоговое окно создания нового внешнего контакта (рисунок 38).

clip_image002

Рисунок 38. Диалоговое окно создания нового внешнего контакта.

В диалоговом окне, создания нового почтового ящика пользователя присутствует одна единственная секция «Общие». Заполните обязательные поля «Отображаемое имя», «Псевдоним» и поле «Внешний адрес электронной почты». Нужно отметить, что поле “Отображаемое имя” будет указано в адресной книге, а также в поле “Кому:” письма электронной почты при отправке его выбранному контакту. Также могут быть заполнены необязательные поля «Имя», «Отчество» и «Фамилия». Обязательность заполнения вышеприведенного поля, может быть установлена организационными мерами, записанными в локальные нормативные акты организации. Для создания нового внешнего контакта нажмите кнопку «Сохранить», с помощью кнопки «Отмена», можно отказаться от добавления нового внешнего контакта. Убедитесь, что новый внешний контакт создан (рисунок 39).

clip_image003

Рисунок 39. Портал администрирования сервиса Exchange Online – новый внешний контакт.

Следующая операция, которую можно произвести с новым внешним контактом – это посмотреть подробности о выбранном внешнем контакте – фактически это редактирование уже существующего объекта. Для выполнения данного действия нажмите на кнопку «Подробности» (рисунок 39), откроется Диалоговое окно просмотра подробностей выбранного внешнего контакта. Итак, выберете запись внешнего контакта на рисунке 39 и нажмите на кнопку «Подробности». Откроется диалоговое окно редактирования внешнего контакта (рисунок 40).

clip_image004

Рисунок 40. Диалоговое окно редактирования внешнего контакта.

В диалоговом окне, редактирования почтового ящика помещения присутствуют несколько секций:

  1. Общие.
  2. Сведения о контактах.
  3. Организация.
  4. Подсказка.

В секции «Общие», отредактируйте поля «Отображаемое имя», «Псевдоним» и поле «Внешний адрес электронной почты». Также могут быть заполнены необязательные поля «Имя», «Отчество» и «Фамилия». Обязательность заполнения вышеприведенного поля, может быть установлена организационными мерами, записанными в локальные нормативные акты организации.

Следующая секция представлена в диалоговом окне редактирования внешнего контакта – секция «Сведения о контактах» (рисунок 41).

clip_image005

Рисунок 41. Внешний контакт – секция «Сведения о контактах».

Все поля секции «Сведения о контактах», а именно «Улица», «Город», «Область, республика, край, область», «Почтовый индекс», «Страна или регион», «Комната», «Рабочий телефон», «Факс», «Домашний телефон», «Мобильный телефон» и «Заметки» являются необязательными для заполнения. Так как контакт внешнего пользователя, предоставившего данную информацию о себе, может не работать в вашей организации, при принятии решения о заполнения данных полей, нужно помнить о том, что такие сведения подпадают по закон ФЗ-152 «О персональных данных». Требования приведенного закона должны быть выполнения, если решения обрабатывать персональные данные принято в организации.

Следующая секция представлена в диалоговом окне редактирования внешнего контакта – секция «Организация» (рисунок 42).

clip_image006

Рисунок 42. Внешний контакт – секция «Организация».

В секции «Организация», есть необязательные для заполнения поля, — «Должность», «Отдел» и «Компания». Поле «Руководитель» также может быть применимо к внешнему контакту. К примеру, можно поставить учетную запись пользователя, который отвечает за организацию взаимодействия с указанным сотрудником сторонней организации. Поле «Подчиненные» заполняется автоматически, в зависимости от предоставленных данных других внешних контактов.

Следующая секция представлена в диалоговом окне редактирования внешнего контакта – секция «Подсказка» (рисунок 42).

clip_image007

Рисунок 43. Внешний контакт – секция «Подсказка».

В секции «Подсказка» есть всего одно поле, где можно создать предупреждение, отображаемое при выборе этого внешнего контакта в качестве получателя при создании сообщения электронной почты. Для сохранения новых сведений о внешнем контакте нажмите кнопку «Сохранить», с помощью кнопки «Отмена», можно отказаться от редактирования выбранного внешнего контакта. Нужно отметить, что поле “Подсказка” можно добавить текст длиной не более 175 символов с предупреждением для пользователей о возможных проблемах в случаях отправки сообщения электронной почты внешнему контакту. Подсказка отображается, когда внешний контакт добавляют в следующие поля — “Кому”, “Копия” или “Скрытая копия” нового сообщения электронной почты. Можно создать предупреждение, отображаемое при выборе этого внешнего контакта в качестве получателя при создании сообщения электронной почты.

Следующая операция, которую можно произвести с объектом внешнего контакта – это удаление выбранного объекта. Для выполнения данного действия нажмите на кнопку с пиктограммой clip_image009(рисунок 37). Откроется диалоговое окно удаления объекта внешнего контакта (рисунок 44).

clip_image010

Рисунок 44. Диалоговое окно удаления внешнего контакта.

При удалении внешнего контакта, ответьте на вопрос, нажмите кнопку «Да» в случае действительного удаления объекта внешнего контакта, нажмите «Нет» если нужно отложить операцию. Все операции с объектом внешнего контакта рассмотрены.

Приступим к изучению возможностей предоставляемых в последней рабочей области, относящейся к разделу управления пользователями и группами, а именно «Миграция электронной почты». Для выполнения данного действия перейдите на портал администрирования сервиса Exchange Online в раздел «Пользователи и группы», нажмите на кнопку «Миграция электронной почты» (рисунок 45).

clip_image011

Рисунок 45. Портал администрирования сервиса Exchange Online – миграция электронной почты.

Изначально активные миграции отсутствуют. Миграция электронной почты служит для переноса содержимого почтовых ящиков с сервера в организацию на основе облака. Синхронизация почтовых ящиков пользователей будет продолжаться до завершения миграции. Миграция электронной почты служит для переноса содержимого почтовых ящиков с сервера на другой сервер ящиков пользователей, которые будет продолжаться до завершения миграции.

Следующие факторы могут повлиять на длительность миграции почтовых ящиков пользователей:

  1. Количество почтовых ящиков, участвующих в миграции.
  2. Размер каждого почтового ящика.
  3. Скорость канала исходящей связи в подключении к Интернету.
  4. Количество одновременных подключений к серверу.

Для запуска мастера миграции электронной почты, нажмите на кнопку «Новый», и начните работы с миграцией электронной почты (рисунок 46).

clip_image012

Рисунок 46. Мастер миграции электронной почты.

Перенос почтовых ящиков Exchange и их содержимого в облако. В случае миграции IMAP следует создать почтовые ящики в облаке до переноса содержимого почтовых ящиков. Прежде чем начать миграцию, выберете на какой почтовой системе, хранится почтовый ящик:

  1. Exchange 2007 и более поздние версии — автоматическое обнаружение параметров подключения с помощью функции автообнаружения.
  2. Exchange 2003 и последующие версии — вручную укажите параметры подключения
  3. IMAP

Нажмите кнопку «Далее» для продолжения работы мастера. Нажмите кнопку «Отмена» для выполнения обратного действия (рисунок 47).

clip_image013

Рисунок 47. Мастер миграции электронной почты первый этап.

Введите параметры подключения к серверу, с которого следует перенести электронную почту. Эти параметры будут сохранены для всех пакетов миграции. Нужно отметить, что поля “Сервер IMAP”, “Порт” являются обязательными для заполнения.

Нажмите кнопку «Далее» для продолжения работы мастера. Нажмите кнопку «Отмена» для выполнения обратного действия (рисунок 48).

clip_image014

Рисунок 49. Мастер миграции электронной почты второй этап.

На втором этапе можно указать папки, которые следует исключить из миграции (рисунок 50).

clip_image015

Рисунок 50. Мастер миграции электронной почты выбор папки.

Нажмите кнопку «Далее» для продолжения работы мастера. Нажмите кнопку «Отмена» для выполнения обратного действия (рисунок 51).

clip_image016

Рисунок 51. Мастер миграции электронной почты третий этап.

Миграция электронной почты с IMAP-сервера в облачные почтовые ящики, состав файла:

  1. EmailAddress — задает идентификатор пользователя для облачного почтового ящика.
  2. UserName — определяет имя пользователя для входа в почтовый ящик пользователя на IMAP-сервере.
  3. Password — это пароль учетной записи пользователя в системе обмена сообщениями, поддерживающей протокол IMAP.

EmailAddress,UserName,Password

terrya@contoso.edu,terry.adams,1091990

annb@contoso.edu,ann.beebe,2111991

chrisc@contoso.edu,chris.cannon,3281986

На третьем этапе укажите информацию по примеру приведенному выше. Нажмите кнопку «Далее» для продолжения работы мастера. Нажмите кнопку «Отмена» для выполнения обратного действия (рисунок 52).

clip_image017

Рисунок 52. Мастер миграции электронной почты четвертый этап.

Нажмите кнопку «Выполнить», для начала процедуры миграции (рисунок 53). Кнопку “Начать снова” для возвращения на первый шаг мастера. Кнопка “Отмена” прекращает подготовительный этап процедуры миграции.

clip_image018

Рисунок 53. Окно миграции.

Иногда могут выскакивать всевозможные ошибки (рисунок 54). В таком случае ошибка приходит на адрес администратора, указанного при начале процедуры миграции.

clip_image019

Рисунок 54. Пример ошибки миграции.

Failure Reason,Name,EmailAddress,FirstName,LastName,Password

"The e-mail address ‘terrya@contoso.edu’ is already in use by the user ./Microsoft Exchange Hosted Organizations/contoso.edu/terrya’.",adamsta0109,terrya@contoso.edu,Terry,Adams,1091990

"The user ‘beebeab0211’ already exists in the organization.",beebeab0211,annb@contoso.edu,Ann,Beebe,2111991

"Password is too short.",garciadg0726,debrag@fineartschool.edu,Debra,Garcia,72719

"In row number 4, column ‘lastname’ is blank. This column is required. Please edit the CSV file and submit it again.",kolak1123,aylak@fineartschool.edu,Ayla,,11231988

Исправьте ошибки и запустите мастер заново.

clip_image020

Рисунок 55. Процесс миграции.

При процедуре миграции можно посмотреть этап выполнения как показано на рисунке 56.

clip_image021

Рисунок 56. Прогресс миграции.

И наконец, несомненно важная информация:

1. Перед завершением миграции убедитесь, что почта больше не доставляется на сервер. Обычно это означает, что запись MX обновлена и указывает на организацию на основе облака. Подробнее.

2. После завершения миграции почта между сервером и почтовыми ящиками на основе облака не синхронизируется.

После завершения миграции войдите под учетной записью пользователя и убедитесь, что письма успешно скопированы.

Итак, управление пользователями на портале администрирования Exchange Online рассмотрено. В последствии есть планы рассмотрения рабочих областей предназначенных для управления ролями и аудитом.

Полезные ссылки:

1. Назначение ролей администратора http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/4697284e-c6ed-4c5a-a062-047ada7b1282

2. Forgot your password? http://community.office365.com/en-us/b/office_365_technical_blog/archive/2011/04/07/forgot-your-password.aspx

3. Ограничения, накладываемые лицензированием на Office 365 http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/a31b2eb2-4883-4fad-8f7d-4f0507156283

4. Подготовка к использованию единого входа http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652540.aspx

5. Изменение свойств почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditMailbox.aspx

6. Создание нового внешнего контакта http://help.outlook.com/ru-ru/140/ms.exch.ecp.newcontact.aspx

7. Портал Офис 365 https://portal.microsoftonline.com/

8. Применение судебного удержания к почтовому ящику http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditLitigationHold.aspx

9. Включение архивного почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EnableArchiveMailbox.aspx

10. Импорт новых пользователей Exchange Online с помощью CSV-файла http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.CSVImportLearnMore.aspx

11. Работа с электронной почтой на мобильном телефоне http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff637599.aspx

12. Загрузки программного обеспечения https://portal.microsoftonline.com/download/default.aspx

13. Настройка синхронизации Active Directory и управление ею https://portal.microsoftonline.com/DirSync/DirectorySynchronization.aspx

14. Управление организацией — бета-версия BPOS Standard http://help.outlook.com/ru-ru/140/ff657678.aspx

15. Office 365 for midsize businesses and enterprises http://www.microsoft.com/en-us/office365/enterprise-solutions/enterprise-plans.aspx#fbid=g_sY900-UYl

16. Миграция электронной почты с IMAP-сервера в облачные почтовые ящики http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EmailMigrationWizardIMAPLearnMore.aspx

17. Ограничения суточного потока получателей и общего объема почты http://help.outlook.com/ru-ru/140/ff381292.aspx

18. Отправка широковещательных сообщений всем пользователям http://help.outlook.com/ru-ru/140/dd439355.aspx

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

w

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: