Office 365. Администрирование Exchange Online – управление почтой Часть 1

Прежде всего, несомненно радостная новость! Программный продукт Microsoft Office 365, который пришлось ждать достаточно продолжительное время, уже с ноября 2011 года доступен и для заказа в России! Теперь можно получать доступ, как к триальным версиям планов использования, так уже и составлять и покупать планы за отечественные рубли, не прибегая к услугам международных банков.

В продолжение цикла статей про Microsoft Office 365, рассмотрим основные моменты в управлении группами почтой, предоставляемые порталом администрирования. Вкратце, доступ может быть только ограниченный к триальной версии программного продукта Microsoft Office 365. В триальной версии планов использования все функциональные возможности доступны. Ограничено лишь временем использования 30 календарными днями. Затем пойдет период отсрочки, за который можно уже оформить платную подписку.

Сначала традиционное напоминание, первое, что нужно сделать – это подписаться на одно из планов использования, доступное для региона в котором зарегистрирована ваша организация. Сделать данной действие можно на домашней странице (http://www.microsoft.com/ru-ru/office365/online-software.aspx) Microsoft Office 365. После завершения подписки на план использования, на электронную почту, указанную в форме подписки, придет письмо, в котором будет имя пользователя и пароль (Microsoft Online Services ID или MOSID), а также ссылка на портал Microsoft Office 365. Учетная запись MOSID выглядит как электронная почта, строка вида <Администратор>@<домен организации>. onmicrosoft.com. Также в письме будет указан план использования облачных сервисов Microsoft Office 365.

Итак, после получение письма об активации и MOSID, перейдите на портал администрирования Microsoft Office 365 [1] (рисунок 1).

clip_image001

Рисунок 1. Портал администрирования Microsoft Office 365.

Тема статьи касается управления почтой облачного сервиса Exchange Online, который входит в семейство сервисов Microsoft Office 365. Для перехода на портал администрирования сервиса Exchange Online, нажмите на ссылку «Управление» в секции «Exchange Online» (Параметры Outlook и его защита). В открывшемся портале администрирования сервиса Exchange Online, нажмите на ссылку «Управление почтой» (рисунок 2).

clip_image002

Рисунок 2. Портал администрирования сервиса Exchange Online – область управление почтой.

В области управления почтой присутствуют четыре области администрирования. Краткое описание областей администрирования с официального сайта:

1. «Правила», — используйте правила для управления потоком сообщений электронной почты. Чтобы правило не применялось, его нужно отключить или удалить.

2. «Домены и защита» — Управление доменами электронной почты осуществляется здесь, но сначала следует их создать. В Live@edu новые домены создаются здесь (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=187029&clcid=419). В Microsoft Online новые домены создаются здесь (http://go.microsoft.com/fwlink/?LinkId=187030&clcid=419). Затем следует вернуться на эту страницу для управления доменами

3. «Ведение журнала», — используйте правила журнала для записи всех коммуникаций в рамках стратегии сохранения или архивации электронной почты организации. Отчеты о недоставке для недоставленных отчетов журнала будут посланы во вновь выбранный электронный адрес.

4. «Отчеты о доставке», — поиск сведений о доставке сообщений, отправленных определенных или полученных определенным лицом. Можно сузить поиск до сообщений с определенными ключевыми словами в теме.

Нужно отметить тот факт, что в области «Управление почтой» доступно управление Forefront Online Protection for Exchange, в секции дополнительных настроек. Настроек данного сервиса достаточно большое количество и заслуживает более детального рассмотрения в отдельной статье, возможно даже в нескольких статьях.

Итак, приступим к более подробному изучению первой области администрирования «Правила». В данной рабочей области есть возможность выполнить пять операций (рисунок 2):

1. Создать новое правило.

2. Посмотреть подробности о выбранном правиле (редактировать выбранное транспортное правило).

3. Удалить отмеченное правило.

4. Увеличить приоритет транспортного правила.

5. Уменьшить приоритет транспортного правила.

6. Обновить список доступных правил.

Первая операция, которую можно произвести с правилом обработки почты – его создание. Вполне логично, что с этой операции начинается жизненный цикл правил обработки почтовых сообщений. Для начала выполнения данной операции нажмите на кнопку «Создать…» (рисунок 2). В открывшемся окне, «Создать правило», заполните необходимые поля (рисунок 3).

clip_image003

Рисунок 3. Создание нового правила обработки почтовых сообщений.

Итак, правило применяется «Если» — в этом нужно выбрать область действия правила (рисунок 4)

clip_image005

Рисунок 4. Выбор области действия к вновь создаваемому правилу.

Администраторы используют для управления внутренними, входящими и исходящими потоками сообщений электронной почты в организации правила, также известные как правила транспорта. Используя правила масштаба организации, администраторы могут определять конкретные атрибуты сообщений, или условия, а также действия, которые должны производиться над всеми сообщениями, содержащими такие атрибуты. Обратите внимание, что правила транспорта доступны не во всех организациях.

Когда следует использовать правила? Например, можно применить ко всем сообщениям следующее заявление: «Это сообщение может содержать конфиденциальные данные и предназначено только для указанных получателей». Достаточно создать правило, применяющееся ко всем сообщениям, и указать, что этот текст должен присоединяться ко всем сообщениям.

Также поддерживаются правила папки «Входящие», позволяющие отдельным пользователям управлять своими папками «Входящие», автоматически сортируя поступающую электронную почту по папкам, основываясь, к примеру, на отправителях, получателях или важности сообщений. Правила масштаба организации всегда применяются ко входящей электронной почте до того, как она попадает в папку пользователя «Входящие».

При выборе пунктов меню «Моя организация» > «Управление почтой» > «Правила» > «Создать» для создания нового правила есть две альтернативы. Если требуется создать простое правило с одним условием и одним действием, выберите команду «Создать», выберите условие и действие, а затем нажмите кнопку «Сохранить». Если требуется создать более сложное («расширенное») правило с дополнительными условиями, действиями или исключениями, нажмите кнопку «Дополнительные параметры».

Создание простого правила Если не нажать кнопку «Дополнительные параметры», то набор доступных условий и действий будет ограничен наиболее часто используемыми вариантами. При этом нельзя задать исключения и изменить имя правила.

Создание расширенного правила Нажав кнопку «Дополнительные параметры», можно создать правило с несколькими условиями и действиями, используя при этом любые условия и действия. При этом можно задать исключения и изменить имя правила. После нажатия кнопка «Дополнительные параметры» пропадает; вернуться к интерфейсу для создания простого правило можно, только закрыв окно создания «Создать правило» и начав заново.

Создадим новое правило, позволяющие отфильтровать некоторые сообщения от определенного отправителя. Доступен следующий выбор, пара условие и что указывается этим условием:

1. Выбрать одно – добавить новое условие.

2. Отправитель (Отправитель сообщения) – является этим пользователем, является внешним/внутренним, является членом этой группы, адрес содержит любое их этих слов, адрес соответствует какому-либо из этих текстовых шаблонов, входит в список наблюдения для получателя, имеет свойства, включающие любое из этих слов, имеет свойства, соответствующие этим текстовым шаблонам.

3. Получатель (Получатель сообщения), — является этим пользователем, является внешним/внутренним, является членом этой группы, адрес содержит любое их этих слов, адрес соответствует какому-либо из этих текстовых шаблонов, входит в список наблюдения для получателя, имеет свойства, включающие любое из этих слов, имеет свойства, соответствующие этим текстовым шаблонам.

4. Тема и текст (Сообщения с перечисленными словами), — тема или текст сообщения содержит любые из этих слов, тема или текст сообщения соответствует этим шаблонам места, тема содержит любое из этих слов, тема соответствует этим текстовым шаблонам.

5. Любое вложение (Присутствуют ли во вложениях поддерживаемых типов определенные слова или фразы), — в содержимом имеется любое из этих слов, содержимое соответствует этим текстовым шаблонам, невозможно просмотреть содержимое, имя файла соответствует этим текстовым шаблонам, больше или равно.

6. Свойства сообщений, — включают тип сообщения, включает эту классификацию, не содержит классификаций, включают уровень вероятности нежелательной почты больший или равный, включают уровни важности.

7. Сообщение, — поле «Кому» содержит этого пользователя, поле «Кому» содержит члена этой группы, поле «Копия» содержит этого пользователя, поле «Копия» содержит члена этой группы, поля «Кому» и «Копия» содержит этого пользователя, поля «Кому» и «Копия» содержит члена этой группы,.

8. Отправитель и получатель (Получатель и отправитель сообщения), — отправитель относительно получателя, сообщение пересылается между членами этих групп, начальником отправителя или получателя является этот пользователь, свойства отправителя и получателя относится как.

9. Заголовок сообщения, — включает любое из этих слов, соответствует этим текстовым шаблонам.

10. Применить ко всем сообщениям (Действие применяется ко всем сообщениям).

Как видно из вышеперечисленного выбор поля «Если», а именно условия правила, достаточно обширен. К примеру, выберем «Отправитель» и дальше в выпадающем списке выберете «Является этим пользователем». Затем в главном окне создания нового правила нажмите на ссылку «Выберите получателя». Откроется окно выбора возможных отправителей (рисунок 5).

clip_image006

Рисунок 5. Выбор возможных отправителей в организации.

Выберем, к примеру, пользователя «test04». Кнопка «Отмена» закрывает окно выбора получателя без сохранения изменения. Нажмите кнопку «Ок» для подтверждения выбора отправителя. Также есть возможность в правило добавить еще одно условие, произвести данное действие можно про кнопке «Добавить условие». Данная кнопка появляется только тогда, когда выбрано хотя бы одно условие.

Также стоит отметить, что в окне адресной книги всегда присутствует возможность отправить сообщение получателю, или начать с ним разговор, кнопки «Разговор» или пиктограмма отправки сообщения в верхнем правом углу экрана. Можно также выбрать действие для выбранного правила (рисунок 6).

clip_image007

Рисунок 6. Выбор действия для выбранного условия нового правила.

Доступны следующие действия к выбранному условию или условиям:

1. Выбрать одно.

2. Перенаправление сообщения для утверждения (Выбор одного получателя или нескольких для утверждения или отклонения доставки сообщения), — этим пользователям, начальнику отправителя.

3. Перенаправить сообщение (Перенаправить сообщение произвольным пользователям из адресной книги).

4. Заблокировать сообщение, — Отклонить сообщение и включить объяснение, удалить сообщение не отправляя уведомлений.

Добавить получателей (Добавление одного получателя или нескольких в поле «Скрытая копия» сообщения. Например, этот вариант можно использовать для отслеживания сообщений, не подлежащих модерации с помощью механизма утверждения для группы), — в поле «Скрытая копия», в поле «Кому», в поле «Cc», добавить начальника отправителя в качестве получателя.

Полезные ссылки:

1. Портал Microsoft Office 365 https://portal.microsoftonline.com/

2. Назначение ролей администратора http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/4697284e-c6ed-4c5a-a062-047ada7b1282

3. Forgot your password? http://community.office365.com/en-us/b/office_365_technical_blog/archive/2011/04/07/forgot-your-password.aspx

4. Ограничения, накладываемые лицензированием на Office 365 http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/a31b2eb2-4883-4fad-8f7d-4f0507156283

5. Подготовка к использованию единого входа http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652540.aspx

6. План внедрения синхронизации службы каталогов Active Directory http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652543.aspx

7. Создание нового внешнего контакта http://help.outlook.com/ru-ru/140/ms.exch.ecp.newcontact.aspx

8. Применение судебного удержания к почтовому ящику http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditLitigationHold.aspx

9. Включение архивного почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EnableArchiveMailbox.aspx

10. Изменение типа домена http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditMailRoutingDomains.aspx

11. Service Management Portal https://eduadmin.live.com/Public/Error.aspx?error=3

12. Домены https://portal.microsoftonline.com/Domains/DomainManager.aspx

13. Правила журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.LearnMoreJournalRules.aspx

14. Создание правил журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewJournalRule.aspx

15. Включение элементов, в которых нельзя вести поиск, в результаты поиска http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_IncludeUnsearchableItems.aspx

16. Создание запроса поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch.aspx

17. Имя поиска при создании операции поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_Name.aspx

18. Выбор почтового ящика для поиска сведений о доставке сообщения http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.SearchDeliveryReports_Mailbox.aspx

19. Что содержится в отчете о доставке? http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.DeliveryStatus.aspx

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

w

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: