Office 365. Администрирование Exchange Online – управление почтой. Часть 2

Итак, продолжаем рассматривать операции доступные в сервисе Exchange Online.

5. Добавить получателей (Добавление одного получателя или нескольких в поле «Скрытая копия» сообщения. Например, этот вариант можно использовать для отслеживания сообщений, не подлежащих модерации с помощью механизма утверждения для группы), — в поле «Скрытая копия», в поле «Кому», в поле «Cc», добавить начальника отправителя в качестве получателя.

6. Добавить к сообщению заявление об отказе (Создание особого сообщения, которое будет возвращено отправителю вместе с отклоненным сообщением. Например, в правиле для фильтрации по запрещенным словам можно указать, что организация не принимает сообщения, содержащие определенные слова), — добавить заявление от отказе, предварить сообщением от отказе.

7. Изменить свойство сообщения – удалить заголовок сообщения, задать заголовок сообщения, применить классификацию сообщений, задать значение вероятности нежелательной почты (SCL).

8. Предварить тему сообщения (Вставка текста, который будет выводиться в конце текста сообщения. Например, ко всем сообщениям можно добавить следующее заявление об отказе: «Это сообщение может содержать конфиденциальные данные и предназначено только для указанных получателей»).

9. Применить защиту прав к сообщению с.

Итак, выбираем действие «Перенаправление сообщения для утверждения» (рисунок 7)

clip_image001

Рисунок 7. Выбор действия для условия нового правила.

После выбора действия для условия нового правила, появляется возможность для добавления нового действия, по кнопке «Добавить действие». Итак, если дополнительного действия не нужно, следующие действие, — добавить получателя, на кого будет перенаправлено сообщение для утверждения. Для выполнения данного действия, нажмите на ссылку возле сформированного действия «Выбор получателя». Во вновь открывшемся окне адресной книги выберете получателя (рисунок 8).

clip_image002

Рисунок 8. Выбор пользователя, кому будут приходить сообщения для подтверждения.

Кнопка «Отмена» закрывает окно выбора получателя без сохранения изменения. Нажмите кнопку «Ок» для подтверждения выбора отправителя. Чаще всего, конечно же, этот получатель является начальником отправителя. Есть еще один вариант, когда внешние сообщения, выходящие из организации, отправляются только через диспетчера, с обязательным регистрированием отправленных сообщений. Такой механизм позволяет признать все отправленные сообщения по электронной почте из организации служебными. Пожалуй, два самых распространенных сценария. Выбрано условие и действие, теперь можно либо сохранить и создать новое правило, либо можно добавить исключение из правил. То есть, к примеру, все сообщения от определённого отправителя отправляются его начальнику, за исключением случая, когда тема или текст сообщения содержит определенное слово. Для примера взято слово «мир». Чтобы добавить новое исключение из правила, нажмите на кнопку «Добавить исключение» (рисунок 9).

clip_image003

Рисунок 9. Добавление нового исключения из существующего правила.

В добавленном исключении выберете в поле «Кроме случаев, когда…» выберете одно из предлагаемых исключений:

1. Выбрать одно – добавить новое условие.

2. Отправитель (Отправитель сообщения) – является этим пользователем, является внешним/внутренним, является членом этой группы, адрес содержит любое их этих слов, адрес соответствует какому-либо из этих текстовых шаблонов, входит в список наблюдения для получателя, имеет свойства, включающие любое из этих слов, имеет свойства, соответствующие этим текстовым шаблонам.

3. Получатель (Получатель сообщения), — является этим пользователем, является внешним/внутренним, является членом этой группы, адрес содержит любое их этих слов, адрес соответствует какому-либо из этих текстовых шаблонов, входит в список наблюдения для получателя, имеет свойства, включающие любое из этих слов, имеет свойства, соответствующие этим текстовым шаблонам.

4. Тема и текст (Сообщения с перечисленными словами), — тема или текст сообщения содержит любые из этих слов, тема или текст сообщения соответствует этим шаблонам места, тема содержит любое из этих слов, тема соответствует этим текстовым шаблонам.

5. Любое вложение (Присутствуют ли во вложениях поддерживаемых типов определенные слова или фразы), — в содержимом имеется любое из этих слов, содержимое соответствует этим текстовым шаблонам, невозможно просмотреть содержимое, имя файла соответствует этим текстовым шаблонам, больше или равно.

6. Свойства сообщений, — включают тип сообщения, включает эту классификацию, не содержит классификаций, включают уровень вероятности нежелательной почты больший или равный, включают уровни важности.

7. Сообщение, — поле «Кому» содержит этого пользователя, поле «Кому» содержит члена этой группы, поле «Копия» содержит этого пользователя, поле «Копия» содержит члена этой группы, поля «Кому» и «Копия» содержит этого пользователя, поля «Кому» и «Копия» содержит члена этой группы,.

8. Отправитель и получатель (Получатель и отправитель сообщения), — отправитель относительно получателя, сообщение пересылается между членами этих групп, начальником отправителя или получателя является этот пользователь, свойства отправителя и получателя относится как.

9. Заголовок сообщения, — включает любое из этих слов, соответствует этим текстовым шаблонам.

По условиям сценария выберете «Тема и текст» — «тема или текст сообщения содержит любые из этих слов». Откроется окно «Определение слов и фраз» (рисунок 10).

clip_image004

Рисунок 10. Определение нового исключения по вхождению определенных слов.

Наберите слово «мир» в поле с подсказкой «Введите здесь слова и фразы». Нажмите пиктограмму «Плюс», для заполнения словаря слов и выражений. В любой момент слово или фразу можно исключить из словаря, нажав на кнопку «Удалить», или изменить значение слова или фразы, по нажатию на кнопку «Удалить». По заполнению всех слов и значений словаря, нажмите на кнопку «Ок», для принятия произведенных изменений или кнопку «Отмена», для закрытия окна «Определение слов и фраз» без изменений, произведенных ранее. Возвращаемся на окно создания нового правила (рисунок 11)

clip_image006

Рисунок 11. Готовое для сохранения новое транспортное правило.

Некоторые подсказки по созданию нового правила с официального сайта:

1. Если условие уже используется, его нельзя вновь добавить к тому же правилу. Если указать условие [Применить ко всем сообщениям], то к правилу нельзя будет добавлять дополнительные условия.

2. Если действие уже используется, его нельзя вновь добавить к тому же правилу.

3. Чтобы правило не было применено к определенному сообщению, достаточно того, чтобы сообщение соответствовало хотя бы одному из указанных исключений, а не всем исключениям. Если исключение уже используется, его нельзя вновь добавить к тому же правилу.

4. Наборы доступных условий и исключений полностью идентичны. Разница в том, что условия служат для указания сообщений, к которым должно применяться правило, а исключения — для того, чтобы оградить определенные сообщения от применения правила.

5. Чтобы переопределить имя правила по умолчанию, введите нужное имя в поле «Имя правила». Имя должно быть уникальным в пределах организации.

Окончательно, чтобы создать правило, заполните имя правила в поле «Имя правила». Как уже было сказано выше, имя правила должно быть уникальным в пределах организации. По умолчанию создается строка, состоящая из короткого имени пользователя, как области действия правила и действия накладываемого на данную область. Как можно увидеть из рисунка 11, автоматически сформировалось название правила «Получено от ‘test04’». Нажмите кнопку «Сохранить» для создания нового транспортного правила электронной почты. Нажмите кнопку «Отмена» для удаления всех изменений данного выбранного правила (рисунок 12).

clip_image007

Рисунок 12. Сформированное транспортное правило пересылки для утверждения.

Правило перенаправления сформировано. Итак, полное правило выглядит так. Если сообщение получено от <адрес_получателя>, выполнить следующее действия… Переслать сообщение для утверждения <адрес_начальника_получателя>, кроме случаев, когда… содержит эти слова в теме или тексте сообщения: ‘мир’. В случае, если какое-либо из полей правила, будет неверно заполнено, возникнет сообщение об ошибке, показанное на рисунке 13.

clip_image008

Рисунок 13. Сообщение об ошибке, при формировании нового транспортного правила.

Полное сообщение об ошибке, — «Эта страница содержит ошибки. Исправьте выделенные поля и повторите попытку сохранения». Нажмите кнопку «Закрыть». Те поля, в которых обнаружены несоответствия, выделяются другим цветом. Итак, если ошибок нет, и правило сохранено, можно считать первую операцию полностью выполненной.

Вторая операция позволяет посмотреть подробности о выбранном правиле. Для этого нужно выбрать необходимое правило и нажать на кнопку «Подробности» (рисунок 2). Фактически, при просмотре подробностей о выбранном правиле, можно редактировать свойства правила. Во вновь открывшемся окне редактирования нового правила, произведите необходимые изменения (рисунок 14).

clip_image009

Рисунок 14. Редактирование выбранного правила обработки почтовых сообщений.

Нажмите кнопку «Сохранить» для редактирования транспортного правила электронной почты. Нажмите кнопку «Отмена» для удаления всех изменений данного выбранного правила. Как можно заметить все очень просто. В Microsoft Office 365 редактирование всегда происходит через кнопку «Подробности». Интересная концепция. То есть не нужно смотреть детальную информацию об выбранном объекте, а нужно смотреть с редактированием. Так как защита от дурака существует, и если случайное редактирование происходит, то выдается предупреждающее сообщение об изменении просматриваемого объекта, то можно предположить, что отдельная опция просмотра просто не нужна. Так что если нужно отредактировать объект, жмите на кнопку «Подробности» в Microsoft Office 365. Итак, операция редактирования области администрирования транспортных правил, являющейся второй по счету, полностью рассмотрена.

Третье операцией в области администрирования управления почтой является удаление выбранного правила. Для выполнения данного действия нажмите на третью слева пиктограмму удаления (рисунок 2). При нажатии на кнопку, срабатывает защита от случайного удаления, — выдается предупреждение (рисунок 15).

clip_image010

Рисунок 15. Удаление выбранного транспортного правила.

Полный текст предупреждения «Удалить правило <имя выбранного правила>». Нажмите кнопку «Да» для подтверждения удаления, и кнопку «Нет», в случае если выбранное транспортное правило еще может пригодиться в будущем.

Четвертая и пятая операция связана с повышением приоритета выполнения транспортного правила. Правило всегда выполняется от первого до последнего. Если сообщение подходит под условия проверяемого правила, дальнейшая обработка сообщения может быть остановлена. Поэтому очень нужно выставить приоритет транспортного правила, в случае если сообщения может попасть под область действия нескольких транспортных правил одновременно, а такое может запросто случится.

Последняя и шестая по счету операция, — обновить список правил. Для выполнения данного действия нажмите крайнюю правую пиктограмму на рисунке 2. Крайне полезная кнопка, в случае, если работают несколько администраторов почты. Без отрисовки всего портала администрирования Exchange Online, перерисовывается только фрэйм транспортных правил. Т.е. можно получить достаточно быстро актуальную информацию о транспортных правилах и порядке их обработки. Итак, изучение первой области администрирования «Правила» управления почтой в сервисе Microsoft Exchange Online завершена.

Полезные ссылки:

1. Портал Microsoft Office 365 https://portal.microsoftonline.com/

2. Назначение ролей администратора http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/4697284e-c6ed-4c5a-a062-047ada7b1282

3. Forgot your password? http://community.office365.com/en-us/b/office_365_technical_blog/archive/2011/04/07/forgot-your-password.aspx

4. Ограничения, накладываемые лицензированием на Office 365 http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/a31b2eb2-4883-4fad-8f7d-4f0507156283

5. Подготовка к использованию единого входа http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652540.aspx

6. План внедрения синхронизации службы каталогов Active Directory http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652543.aspx

7. Создание нового внешнего контакта http://help.outlook.com/ru-ru/140/ms.exch.ecp.newcontact.aspx

8. Применение судебного удержания к почтовому ящику http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditLitigationHold.aspx

9. Включение архивного почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EnableArchiveMailbox.aspx

10. Изменение типа домена http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditMailRoutingDomains.aspx

11. Service Management Portal https://eduadmin.live.com/Public/Error.aspx?error=3

12. Домены https://portal.microsoftonline.com/Domains/DomainManager.aspx

13. Правила журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.LearnMoreJournalRules.aspx

14. Создание правил журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewJournalRule.aspx

15. Включение элементов, в которых нельзя вести поиск, в результаты поиска http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_IncludeUnsearchableItems.aspx

16. Создание запроса поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch.aspx

17. Имя поиска при создании операции поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_Name.aspx

18. Выбор почтового ящика для поиска сведений о доставке сообщения http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.SearchDeliveryReports_Mailbox.aspx

19. Что содержится в отчете о доставке? http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.DeliveryStatus.aspx

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: