Office 365. Администрирование Exchange Online – управление почтой. Часть 4

Последнее обязательное для заполнения поле, «Отправить отчеты журналов на следующий адрес:», в котором нужно ввести адрес электронной почты, на который следует отправлять отчеты по этому правилу журнала. Это так называемый почтовый ящик журнала (рисунок 24).

clip_image001

Рисунок 24. Фиксирование почтового ящика журнала.

Как видно из рисунка 24, почтовый ящик журнала не выбирается из почтовых ящиков, зарегистрированных в организации и может быть любым, как внешним так и внутренним. Лучше всего отправлять сообщения на специализированный почтовый ящик, принадлежащий группе ответственных, но чаще всего данный адрес – это почтовый ящик администратора почтовых сообщений в организации.

В финале, заполните имя правила в поле «Имя правила». Как уже было сказано выше, имя правила должно быть уникальным в пределах организации. По умолчанию создается строка, состоящая из короткого имени пользователя, как области действия правила и действия накладываемого на данную область. Как можно увидеть из рисунка 24, автоматически сформировалось название правила «Журнал ‘test04’». Нажмите кнопку «Сохранить» для создания нового правила журналирования электронной почты. Нужно отметить, что если получатель отчетов о недоставке отчетов журнала не указан, появится предупреждение. Нажмите кнопку «Отмена» для удаления всех изменений данного выбранного правила (рисунок 25).

clip_image003

Рисунок 25. Сформированное правило журналирования электронной почты.

Нужно отметить, что почтовые ящики журнала могут содержать конфиденциальные сведения. Настоятельно рекомендуется создать в организации политики, которые управляют доступом к почтовым ящикам службы ведения журналов в организации, разрешая доступ только тем лицам, у которых имеется прямая необходимость доступа к почтовым ящикам и не более того. Лучше всего, чтобы можно было читать только заголовки сообщений, а не сам текст, или производить поиск по ключевым словам.

Третья операция позволяет посмотреть подробности о выбранном правиле. Для этого нужно выбрать необходимое правило и нажать на кнопку «Подробности» (рисунок 25). Фактически, при просмотре подробностей о выбранном правиле, можно редактировать свойства правила. Во вновь открывшемся окне редактирования нового правила, произведите необходимые изменения (рисунок 26).

clip_image004

Рисунок 26. Редактирование выбранного правила журналирования электронной почты.

Нажмите кнопку «Сохранить» для редактирования правила журналирования электронной почты. Нажмите кнопку «Отмена» для удаления всех изменений данного выбранного правила. Как можно заметить все очень просто. В Microsoft Office 365 редактирование всегда происходит через кнопку «Подробности». Интересная концепция. То есть не нужно смотреть детальную информацию об выбранном объекте, а нужно смотреть с редактированием. Так как защита от дурака существует, и если случайное редактирование происходит, то выдается предупреждающее сообщение об изменении просматриваемого объекта, то можно предположить, что отдельная опция просмотра просто не нужна. Так что если нужно отредактировать объект, жмите на кнопку «Подробности» в Microsoft Office 365. Итак, операция редактирования области администрирования правила журналирования электронной почты, являющейся третьей по счету, полностью рассмотрена.

Четвертой операцией в области администрирования управления почтой является удаление выбранного правила. Для выполнения данного действия нажмите на третью слева пиктограмму удаления (рисунок 25). При нажатии на кнопку, срабатывает защита от случайного удаления, — выдается предупреждение (рисунок 27).

clip_image005

Рисунок 27. Удаление выбранного правила журналирования электронной почты.

Полный текст предупреждения «Удалить правило <имя выбранного правила>». Нажмите кнопку «Да» для подтверждения удаления, и кнопку «Нет», в случае если выбранное правило журналирования электронной почты еще может пригодиться в будущем.

Последняя и пятая по счету операция, — обновить список правил. Для выполнения данного действия нажмите крайнюю правую пиктограмму на рисунке 2. Крайне полезная кнопка, в случае, если работают несколько администраторов почты. Без отрисовки всего портала администрирования Exchange Online, перерисовывается только фрейм транспортных правил. Т.е. можно получить достаточно быстро актуальную информацию о правилах журналирования электронной почты и порядке их обработки. Итак, изучение третьей области администрирования «Ведение журнала» управления почтой в сервисе Microsoft Exchange Online со всеми операциями завершена.

Лирическое отступление. Пока писал статью, работа над которой заняло достаточно большое время, обнаружил что одна из областей администрирования, ранее доступная в управлении почтой сервиса Exchange Online полностью исчезла. Связано это событие, как можно предположить, с соглашением о конфиденциальности информации, потому что в первую очередь, то что можно было сделать в этой области – это искать и обнаруживать письма по целому набору свойств и признаков. Но инструмент поиска, потенциально, фактически дает доступ ко всей корреспонденции администратору, который может по должностным обязанностям по тем или иным причинам не допущен до всех конфиденциальной информации организации. Поэтому область администрирования «Обнаружение» предположительно сейчас не видна в сервисе Exchange Online. Дальнейший текст, привожу только в качестве исследования, — вполне возможно, что такая функциональная возможность (безусловна нужная) появится в недалеком будущем. Итак, начнем.

В области управления почтой присутствуют скрытая область администрирования. Краткое описание области администрирования с официального сайта: создать запрос поиска в почтовых ящиках можно с помощью панели управления Exchange. Для поиска в почтовых ящиках и доступа к почтовому ящику обнаружения по умолчанию, в котором хранятся результаты поиска, пользователь должен входить в группу ролей «Управление обнаружением» — вот эта роль сейчас пока и не доступна.

В данной рабочей области есть возможность выполнить пять операций (рисунок 28):

1. Создать новое правило поиска.

2. Посмотреть подробности о выбранном правиле (редактировать выбранное правило поиска).

3. Остановить процесс поиска.

4. Запустить процесс поиска.

5. Удалить выбранное правило поиска.

6. Обновить список доступных правил.

clip_image006

Рисунок 28. Область администрирования поиском по нескольким почтовым ящикам.

Поиск по почтовым ящикам организации электронной почты и других сообщений, содержащих определенные ключевые слова. Можно создать новый поиск или изменить и перезапустить существующий.

Первая операция, которую можно выполнить с правилом поиска по нескольким почтовым ящикам – его создание. Вполне логично, что с этой операции начинается жизненный цикл правил поиска по нескольким почтовым ящикам. Для начала выполнения данной операции нажмите на кнопку «Создать…» (рисунок 28). В открывшемся окне, «Новый поиск в почтовых ящиках», заполните необходимые поля (рисунок 29).

clip_image007

Рисунок 29. Создание нового правила поиска почтовых сообщений по нескольким ящикам.

Окно создания нового правила поиска почтовых сообщений по нескольким ящикам состоит из нескольких секций:

1. Ключевые слова.

2. Сообщения на конкретный адрес с конкретного адреса электронной почты.

3. Диапазон дат.

4. Почтовые ящики для поиска.

5. Имя поиска, тип и расположение хранения.

Итак, в первой секции «Ключевые слова» в центральное поле можно ввести строку запроса в котором можно использовать логические операторы или синтаксис расширенных запросов (AOS). При выполнении поиска с использованием основных логических операторов разделяйте слова при помощи AND, OR или NOT, набранных прописными буквами.Для ключевых слов и предложений, разделенных словом AND, используйте круглые скобки. Например:

1. (WordA AND WordB) OR WordC OR WordD

2. (WordA OR WordB) AND (WordC OR WordD)

В фразах, состоящих из нескольких слов, можно использовать двойные кавычки. Для поиска с подстановочными знаками после слова вставляйте знак звездочки ( * ). Не используйте звездочку в начале или середине слов. Несколько примеров:

1. Большие и маленькие буквы воспринимаются по умолчанию одинаково. То есть мир и МИР даст одинаковый результат.

2. Можно использовать точную фразу. Для этого нужно фразу взять в двойные кавычки К примеру: «Мировое соглашение». Первая буква будет большая все остальные маленькие.

3. Круглые скобки Вместо использования двойных кавычек для выделения точных фраз можно воспользоваться круглыми скобками для группировки и поиска нескольких ключевых слов. Например, в результате поиска по выражению (мировое соглашение) будут найдены сообщения, содержащие слова мировое и соглашение в любом порядке.

4. Поиск со знаками подстановки в конце слова поддерживается. При использовании такого варианта поиска знак звездочки добавляется в конце слова. Например, в результате поиска по выражению кмир* будут найдены сообщения, содержащие слова мир, мировое, мирный, мириться, мираж и т.д. Поиск со знаками подстановки в начале слова (*мир) и поиск по подстроке (*мир*) не поддерживаются.

5. Логические операторы AND, OR и NOT помогают задавать более определенные выражения для поиска в почтовых ящиках, включая какие-либо слова в поисковый запрос или исключая их из него. Используйте описанные ниже логические операторы, чтобы сузить или расширить результаты поиска. Пример AND: мир AND соглашение будут найдены сообщения, содержащие оба слова. Пример OR: мир OR соглашение будут найдены сообщения, содержащие либо слово мир, либо слово соглашение. Включение оператора NOT в строку поиска требует, чтобы в сообщении присутствовало первое слово (или фраза), но отсутствовало второе. Например, в результате операции поиска по выражению мир AND соглашение NOT стол будут найдены сообщения, содержащие слова мир и соглашение, но при этом не содержащие слово стол. Это позволяет сузить результаты поиска, исключая неподходящие сообщения.

Также возможно построение запроса с помощью синтаксиса расширенных запросов. Информация с официального сайта, — . При использовании синтаксиса расширенных запросов необходимо указывать имя свойства и ключевое слово или значение, как показано в следующих примерах:

тема:реорганизация

отправлено:4/15/09

вложение:бюджет.xlsx

Чтобы сузить или расширить результаты поиска, в подобных запросах можно также использовать логические операторы, точные фразы, круглые скобки и подстановочные знаки, как показано в следующих примерах:

от:Стив AND отправлено:15.04.2009

отправлено:15.04.2009 AND «ФГ09 бюджет»

тема:(компания реорганизация)

вложение:бюджет*

Свойства сообщений электронной почты

В таблице ниже приведен список наиболее распространенных свойств сообщений электронной почты, которые можно использовать в запросах с расширенным синтаксисом.

Свойство

Пример

Результаты поиска

Вложения

вложение:годовойотчет .ppt

Сообщения, содержащие вложение с названием годовойотчет.ppt. Использование запросов «вложение:годовойотчет» или «вложение:годовой*» даст те же результаты, что и указание полного имени вложения.

Копия

копия:Руслан Шашков

копия:ruslans

копия:ruslans@contoso.edu

Сообщения, содержащие «Руслан Шашков» в поле Копия

От

от:Евгений Куликов

от:evgenyk

от:evgenyk@contoso.edu

Сообщения, отправленные Евгением Куликовым

Отправлено

отправлено:4/15/2009

Сообщения, отправленные 15 апреля 2009 г.

Тема

тема:«Квартальное финансирование»

Сообщения, которые содержат точную фразу «Квартальное финансирование» в строке темы

Кому

кому:Джуди Лью

кому:judyl

кому:judyl@contoso.edu

Сообщения, отправленные Джуди Лью

Также есть флажок «Включить элементы, в которых нельзя вести поиск». В следующих нескольких частях будет уже обязательно окончание данной статьи, в которых будет окончание данного примера.

Полезные ссылки:

1. Портал Microsoft Office 365 https://portal.microsoftonline.com/

2. Назначение ролей администратора http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/4697284e-c6ed-4c5a-a062-047ada7b1282

3. Forgot your password? http://community.office365.com/en-us/b/office_365_technical_blog/archive/2011/04/07/forgot-your-password.aspx

4. Ограничения, накладываемые лицензированием на Office 365 http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/a31b2eb2-4883-4fad-8f7d-4f0507156283

5. Подготовка к использованию единого входа http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652540.aspx

6. План внедрения синхронизации службы каталогов Active Directory http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652543.aspx

7. Создание нового внешнего контакта http://help.outlook.com/ru-ru/140/ms.exch.ecp.newcontact.aspx

8. Применение судебного удержания к почтовому ящику http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditLitigationHold.aspx

9. Включение архивного почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EnableArchiveMailbox.aspx

10. Изменение типа домена http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditMailRoutingDomains.aspx

11. Service Management Portal https://eduadmin.live.com/Public/Error.aspx?error=3

12. Домены https://portal.microsoftonline.com/Domains/DomainManager.aspx

13. Правила журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.LearnMoreJournalRules.aspx

14. Создание правил журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewJournalRule.aspx

15. Включение элементов, в которых нельзя вести поиск, в результаты поиска http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_IncludeUnsearchableItems.aspx

16. Создание запроса поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch.aspx

17. Имя поиска при создании операции поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_Name.aspx

18. Выбор почтового ящика для поиска сведений о доставке сообщения http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.SearchDeliveryReports_Mailbox.aspx

19. Что содержится в отчете о доставке? http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.DeliveryStatus.aspx

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: