Office 365. Администрирование Exchange Online – управление почтой. Часть 5

Если установить этот флажок произойдет следующее: элементы, в которых нельзя вести поиск, — это элементы, которые не могут быть вообще проиндексированы для поиска в почтовых ящиках пользователей. К ним относятся нераспознанные типы сообщений и сообщения, которые содержат зашифрованные различными алгоритмами файлы-вложения или вложения нераспознанного формата. При установке флажка «Включить элементы, в которых нельзя вести поиск» все элементы, в которых не ведется поиск, по всякому включаются в результаты поиска. Они не могут сопоставляются с ключевыми словами исходного поискового запроса. Так как для поиска недоступно лишь относительно небольшое число элементов, их включение в поиск не приведет к значительным изменениям результатов поиска. Элементы почтового сообщения, в которых нельзя вести поиск, размещаются в папке Элементы почтового сообщения, не поддерживающие поиск в почтовом ящике, где хранятся результаты поисковых запросов.

Эта папка расположена прямо непосредственно под папкой «Входящие». Элементы, в которых нельзя вести поиск, размещены в этой папке и упорядочены по исходным папкам в почтовом ящике пользователя. Все прочие результаты поиска сохраняются в папках, вложенных в папку Элементы почтового сообщения, не поддерживающие поиск. Таким образом, обычные элементы отделяются от элементов, не поддерживающих поиск, при этом сохраняется исходная структура папок почтового ящика пользователя.

Также в секции «Ключевые слова» сфокусировать поисковый запрос на определенных типов сообщений (рисунок 30).

clip_image001

Рисунок 30. Типы сообщений для поиска в нескольких почтовых ящиках.

Для выполнения данного действия нажмите на кнопку «Выберите типы сообщений», затем есть выбор:

1. Искать сообщения всех типов, включая те, которые не указаны ниже. Этот параметр используется исключительно для поиска сообщений любого типа, которые находятся в почтовых ящиках пользователей организации. К таким почтовым сообщениям можно отнести, к примеру, типы сообщений, связанные с используемыми в организации программами для обмена сообщениями сторонних производителей.

2. Выбрать типы сообщений для поиска. Выберите один или несколько следующих типов сообщений: сообщения электронной почты, собрания, задачи, заметки, документы, журнал, контакты и беседы с помощью мгновенных сообщений.

Более подробно о типах сообщений:

1. Электронная почта. Сообщения электронной почты.

2. Собрания. Собрания в календарях пользователей.

3. Задачи. Задачи и элементы списка дел в папке задач.

4. Заметки. Заметки пользователя, сохраненные в папке «Заметки».

5. Документы. Имена и тексты сообщений отдельных файлов, перемещенных в папку Outlook перетаскиванием.

6. Дневник. Любые элементы и файлы, записанные в дневник.

7. Контакты. Свойства, сопоставленные с контактами в папке «Контакты».

8. Беседы с обменом мгновенными сообщениями. Входящие и исходящие сообщения текстовых бесед, сохраненные в папке «Журнал разговоров». Если выбран этот параметр, то служба обмена мгновенными сообщениями в организации должна быть настроена на сохранение бесед.

Для примера, включите в поиск слово «мир» и выставьте флаг «Включить элементы, в которых нельзя вести поиск» (рисунок 31).

clip_image002

Рисунок 31. Поиск в нескольких почтовых ящиках – секция «Ключевые слова».

Перейдите в секцию «Сообщения на конкретный адрес и с конкретного адреса электронной почты». Поля этого раздела заполнять вовсе необязательно. Их можно использовать для фокусирования области поиска путем указания отправителя или получателя сообщений. В следующих полях можно использовать адреса электронной почты получателей/отправителей, отображаемые имена или имя домена для поиска элементов, отправляемых или получаемых от всех пользователей домена. Например, чтобы найти электронную почту, отправленную кем-либо из организации с доменом test.local, в поле «От» введите @test.local. В полях:

1. «От», — указывайте пользователей, которые отправляли искомые сообщения электронной почты. Если вводится несколько записей, разделяйте их запятыми.

2. «Кому», — включая поля «Копия» и «Скрытая копия», указывайте получателей искомых сообщений электронной почты. Если вводится несколько записей, можно разделять их запятыми.

К примеру, введите в полях «От» и «Кому», домен своей организации (рисунок 32).

clip_image003

Рисунок 32. Поиск в нескольких почтовых ящиках – секция «Сообщения на конкретный адрес и с конкретного адреса электронной почты».

Перейдите в секцию «Диапазон дат». Есть следующие возможности:

1. Не ограничивать поиск диапазоном дат. Если выбран этот параметр, по умолчанию, будет выполняться поиск всех сообщений независимо от времени отправления.

2. Ограничить поиск следующим диапазоном дат, — в данном случае, выберите дату начала, дату окончания или можно указать обе даты, чтобы выполнить поиск электронной почты, отправленной в заданном диапазоне дат. Если не задавать дату окончания, то в результатах поиска будут показываться последние результаты каждый раз, когда поиск осуществляется заново.

Для примера выберете «Ограничить поиск следующим диапазоном дат» и введите дату начала на месяц ранее текущей даты (рисунок 33).

Перейдите в секцию «Почтовые ящики для поиска». Необходимо выбрать один из следующих параметров, чтобы указать почтовые ящики для поиска:

1. Поиск по всем почтовым ящикам, — при выборе данного параметра, для фокусирования области поиска можно заполнить раздел «Входящие и исходящие сообщения для определенных адресов электронной почты». Если указать пользователей в разделе «Входящие и исходящие сообщения для определенных адресов электронной почты», поиск будет выполняться во всех почтовых ящиках, однако в результаты будут включены только сообщения электронной почты, отправленные определенными пользователями (или определенным пользователям) и соответствующие условиям ключевых слов.

2. Поиск в отдельных почтовых ящиках или почтовых ящиках членов групп рассылки, — при выборе данного параметра, нажмите кнопку «Добавить» для отображения списка почтовых ящиков и групп в вашей организации, в которых можно выполнить поиск. Выбранные почтовые ящики и группы отображаются в списке данного раздела.

Нужно отметить, если в список почтовых ящиков для поиска добавлена группа, то поиск будет осуществляться в почтовых ящиках текущих участников группы. Папка "Элементы для восстановления", в почтовом ящике пользователя включена в область поиска по умолчанию. Если активен архивный почтовый ящик пользователя, в нем также выполняется поиск.

Для примера выберете «Поиск в отдельных почтовых ящиках или почтовых ящиках членов групп рассылки» и выберете почтовые ящики пользователей (рисунок 33).

Перейдите в секцию «Имя поиска, тип и место хранения». Настройте указанные ниже параметры (с официального сайта, так как не было возможности убедиться):

1. Имя поиска. Задает имя поиска, отображаемое в списке "Поиск в нескольких почтовых ящиках". Этот раздел также используется, чтобы дать имя папке в почтовом ящике, где хранятся результаты поиска. Эта папка находится в корневой и содержит журнал поиска и сам поиск. Результаты поиска представляют собой копии типов сообщений, указанных при поиске. Если поиск не даст результатов, эта папка будет пустой.

2. Оценить результаты поиска, — Данный тип поиска используется для оценки числа результатов, удовлетворяющих условиям поиска, без копирования этих результатов в конечный почтовый ящик. Копирование большого числа результатов может занять длительное время, и этот вариант позволяет быстро определить необходимость уточнения условий поиска для уменьшения количества результатов.

3. Копировать результаты поиска в почтовый ящик назначения. Данный тип поиска отображает число результатов в панели подробных сведений, а также копирует результаты в почтовый ящик назначения.

4. Включить дедупликацию, — Если выбрать этот параметр, то в папку, где хранятся результаты поиска, попадает только одна копия сообщения, отвечающего условиям поиска. Если этот параметр не выбран, то для каждого почтового ящика с этим сообщением во вложенной папке сохраняется отдельная копия.

5. Включить ведение полного журнала, — Если не установить этот флажок, то при поиске будет использоваться простое ведение журнала. При простом ведении журнала регистрируются сведения о поиске и выполнившем его пользователе. Эти сведения включаются в текст сообщения электронной почты, которое отправляется в почтовый ящик, в котором хранятся результаты поиска. Это сообщение и результаты поиска хранятся в папке, которая называется по имени операции поиска в почтовых ящиках.

6. Выберите почтовый ящик для хранения результатов поиска, — Нажмите кнопку "Обзор", чтобы выбрать почтовый ящик назначения для хранения результатов поиска. Результаты поиска могут быть сохранены только в почтовом ящике специального типа, который называется ящиком обнаружения; поэтому в списке отображаются только такие почтовые ящики. Дополнительные сведения см. в разделе Выбор почтового ящика для хранения результатов поиска.

7. После поиска отправить мне сообщение электронной почты, — Для поиска обоих типов можно указать необходимость отправки сообщения о состоянии после завершения поиска. Это может оказаться полезным в том случае, если область поиска содержит большое количество почтовых ящиков, ожидается большое число результатов или сам запрос является продолжительным и сложным. В этом сообщении содержатся сведения о результатах поиска (рисунок 33).

clip_image004

Рисунок 33. Поиск в нескольких почтовых ящиках – секция «Диапазон дат».

Нажмите кнопку «Сохранить» для редактирования правила поиска электронной почты. Нажмите кнопку «Отмена» для удаления всех изменений данного выбранного правила. Итак, первая операция успешно завершена (рисунок 34).

clip_image005

Рисунок 34. Новое правило в области администрирования поиском по нескольким почтовым ящикам.

Для проверки отправьте тестовое сообщение, для проверки вновь созданного правила (рисунок 35).

clip_image006

Рисунок 35. Пример тестового сообщения для группы пользователей.

В Microsoft Office 365 редактирование всегда происходит через кнопку «Подробности». Так что если нужно отредактировать объект, жмите на кнопку «Подробности» в Microsoft Office 365. Операция редактирования области администрирования правил поиска, полностью рассмотрена (рисунок 36).

clip_image007

Рисунок 36. Редактирование выбранного правила поиска.

Третья операция – остановить процесс поиска выбранного правила. Четвертая операция, — запустить процесс поиска. Две операции сильно взаимосвязаны. Четвертая запускается перед третьей операцию. Процессом поиска очевидно можно достаточно хорошо управлять (рисунок 37).

clip_image008

Рисунок 37. Запуск/остановка процесса поиска по выбранному правилу.

После запуска поиска нажмите кнопку «Обновить», чтобы обновить состояние поиска и данные в области сведений. После завершения поиска состояние меняется в зависимости от результатов выданного поиска. Данные о поиске для обоих типов отображаются в области сведений. Сюда относится его имя, дата запуска и запустивший его пользователь, размер результатов поиска и общее количество найденных элементов. В области сведений, также представлена полная статистика по ключевым словам, где показано общее число вхождений каждого ключевого слова запроса и число почтовых ящиков, в которых эти вхождения были найдены. Данная операция является шестой по счету. Если не выполнено ни одно условие поиска, то операция поиска может иметь состояние «Успешно», но результаты не будут возвращены. Если не выполнено ни одно условие поиска, то операция поиска может иметь состояние «Успешно», но результаты не будут возвращены. В следующих нескольких частях будет уже обязательно окончание данной статьи, в которых будет окончание данного примера.

Полезные ссылки:

1. Портал Microsoft Office 365 https://portal.microsoftonline.com/

2. Назначение ролей администратора http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/4697284e-c6ed-4c5a-a062-047ada7b1282

3. Forgot your password? http://community.office365.com/en-us/b/office_365_technical_blog/archive/2011/04/07/forgot-your-password.aspx

4. Ограничения, накладываемые лицензированием на Office 365 http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/a31b2eb2-4883-4fad-8f7d-4f0507156283

5. Подготовка к использованию единого входа http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652540.aspx

6. План внедрения синхронизации службы каталогов Active Directory http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652543.aspx

7. Создание нового внешнего контакта http://help.outlook.com/ru-ru/140/ms.exch.ecp.newcontact.aspx

8. Применение судебного удержания к почтовому ящику http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditLitigationHold.aspx

9. Включение архивного почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EnableArchiveMailbox.aspx

10. Изменение типа домена http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditMailRoutingDomains.aspx

11. Service Management Portal https://eduadmin.live.com/Public/Error.aspx?error=3

12. Домены https://portal.microsoftonline.com/Domains/DomainManager.aspx

13. Правила журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.LearnMoreJournalRules.aspx

14. Создание правил журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewJournalRule.aspx

15. Включение элементов, в которых нельзя вести поиск, в результаты поиска http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_IncludeUnsearchableItems.aspx

16. Создание запроса поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch.aspx

17. Имя поиска при создании операции поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_Name.aspx

18. Выбор почтового ящика для поиска сведений о доставке сообщения http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.SearchDeliveryReports_Mailbox.aspx

19. Что содержится в отчете о доставке? http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.DeliveryStatus.aspx

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: