Office 365. Администрирование Exchange Online – управление почтой Часть 6.

Итак, рассмотрим подробней результаты поиска, на выбранный почтовый ящик, если результаты поиска отсутствуют, то их размер будет иметь нулевое значение и количество найденных элементов также будет равно нулю; статистика по ключевым словам не будет отображаться. По завершении операции поиска, на выбранный почтовый ящик приходит результаты поиска (рисунок 38).

clip_image001

Рисунок 38. Пример результата выполненного поиска сообщений.

Итак, приступим — рассмотрим подробней результаты поиска, на выбранный почтовый ящик, в нашем случае письмо получил администратор системы, приходит электронное письмо с заголовком следующего вида: The search ‘Поиск мира’ has ‘Estimate partially succeeded’ (Поиск с названием «Поиск мира» имеет статус «Предположительно частично успешный»). Более близкий смысл следующий – операция поиска выполнена успешно, но в процессе возникли ошибки, позволяющие утверждать, что операция завершилась успешно лишь частично. Давайте разберемся почему так произошло.

1. StartedBy – Administrator, — запущено от имени Administrator.

2. Start Time – 8.11.2011 6:07:34 AM,- поиск запущен 8.11.2011 6:07:34 AM.

3. End Time — 8.11.2011 6:07:39 AM, — поиск завершен 8.11.2011 6:07:39 AM – как видно из письма, поиск продолжался всего 5 секунд, из-за малого количества обрабатываемых сообщений. В реальных условиях, этот результат может резко вырасти.

4. Mailbox to search: — Почтовые ящики участвующие в поиске. По условиям примера, в поиске участвовали все имеющиеся почтовые ящики.

5. Mailbox searched successfully – Список почтовых ящиков, в которых поиск завершился успешно. Уже видно, что в из 5 ящиков участвовавших в поиске, только в 2 поиск завершился успешно. Уже появляется область для исследования причины возникновения ошибки. Скорее всего, ошибка в последнем почтовом ящике в котором производился поиск, а именно «New_Name».

6. Exclude Duplicate Messages: False, — Исключение повторяющихся сообщений – отключено, здесь и далее идет перечисление параметров процесса поиска.

7. Include Keyword Statistics: False. – Включение статистики ключевых слов – отключено.

8. Size: 0 B (0 bytes), Estimated size was: 0 B (0 bytes), — размер проверяемых сообщений 0B то есть в первом почтовом ящике сообщений не было, а во втором проверяемом ящике произошла ошибка, по которой операция поиска была остановлена. Поэтому ожидаемый результат тоже получился равным нулю.

9. Items: 0 (0 unsearchable), Estimated items was: 0, — Индикатор, показывающий количество элементов, обнаруженных при запущенном поиске. Так как случилась ошибка, то результат также равен нулю.

10. Result: none. Судя по двум индикатором выше, результатом также является отсутствие результата.

11. Errors: An error occurred when searching test03. The messages is ‘Could not get Unsearchable Items’, An error occurred when searching New_Name. The messages is ‘Could not get Unsearchable Items’, An error occurred when searching test04. The messages is ‘Could not get Unsearchable Items’, An error occurred when searching test. The messages is ‘Could not get Unsearchable Items’ – Произошла ошибка при поиске в четырёх ящиках test03, test04, test, New_Name. Сообщение об ошибке — элементы, в которых нельзя вести поиск не могут быть извлечены. То есть корень ошибки следующий – включена установка элементы, в которых нельзя вести поиск, то есть элементы, которые не входят в индексирование. Нужно эту установку выключить и запустить поиск заново.

Если посмотреть на рисунок 38, то можно заметить что через 2 минуты после исправления ошибки, пришло письмо с заголовком The search ‘Поиск мира’ has ‘Estimate succeeded’ (Поиск с названием «Поиск мира» имеет статус «предположительно успешный»). То есть поиск завершился успешно. Ошибка успешно исправлена.

Пятой (пропущенной) операцией в области администрирования управления почтой является удаление выбранного правила поиска по нескольким почтовым ящикам. Для выполнения данного действия нажмите на пятую слева пиктограмму удаления (рисунок 37). При нажатии на кнопку, срабатывает защита от случайного удаления, — выдается предупреждение (рисунок 39).

clip_image002

Рисунок 39. Удаление выбранного правила поиска.

Полный текст данного предупреждения «Подтвердите удаление этого поиска». Нажмите кнопку «Да» для подтверждения удаления, и кнопку «Нет», в случае если выбранное транспортное правило еще может пригодиться в будущем. Итак, изучение скрытой области администрирования «Правила» управления почтой в сервисе Microsoft Exchange Online завершена.

Последней областью администрирования портала управления сервиса Exchange Online в области управления почтой, является область «Отчеты о доставке». В этой области осуществляется поиск сведений о доставке сообщений, отправленных определенных или полученных определенным лицом. Можно сузить поиск до сообщений с определенными ключевыми словами в теме (рисунок 40).

clip_image003

Рисунок 40. Область администрирования управлением отчетами о доставке.

Отчеты о доставке — является непосредственно средством отслеживания сообщений, которое можно использовать для определения состояния доставки сообщений электронной почты, отправленных пользователями или адресованных пользователям из общей адресной книги организации и имеющих определенную тему. Итак, заполните следующие поля:

1. Почтовый ящик для поиска, — можно нажать кнопку «Обзор», чтобы выбрать почтовый ящик из общей адресной книги, а затем нажать кнопку «ОК». Выбирать почтовый ящик для поиска необходимо обязательно. Выбрать также нужно один из приведенных ниже параметров.

2. Поиск сообщений, отправленных (кому), — этот параметр позволяет искать сообщения, отправленные определенным выбранным пользователям. Для этого, нажмите кнопку «Выбрать пользователей» и выберите пользователей из общей адресной книги. Для выполнения данного действия, выберите пользователя в списке и нажмите кнопку «Кому». Допускается выбор нескольких пользователей, набор пользователей можно изменить в любой момемент. После выбора пользователей нажмите кнопку «ОК», чтобы вернуться на страницу «Отчеты о доставке». При выборе этого параметра можно оставить поле пустым, чтобы искать сообщения, отправленные всем пользователям.

3. Поиск сообщений от, — нужно использовать этот параметр, чтобы искать сообщения, полученные от определенного пользователя или группы. Как и в предыдущем случае, просто выберите пользователя из общей адресной книги и нажмите кнопку «ОК», чтобы вернуться на страницу «Отчеты о доставке». При выборе этого параметра данное поле является обязательным.

4. Поиск следующих слов в поле «Тема», — можно ввести в это поле текст из строки темы или оставьте его пустым, чтобы расширить область поиска.

Когда настройка полностью завершена, нажмите на кнопку «Поиск». Чтобы произвести настройку с самого начала, нажмите кнопку «Очистить».

Если в результате поиска были найдены сообщения, удовлетворяющие условиям поиска, то в области «Результаты поиска» будут показаны следующие сведения: «От», «Кому», «Тема» и «Время отправки». Чтобы просмотреть сведения о доставке для выбранного сообщения, выберите элемент и нажмите кнопку «Подробности».

Если в результате поиска не было найдено ни одного сообщения, то в области «Результаты поиска» появится следующее сообщение: «Нет элементов, которые можно отобразить в этом представлении».

Итак пример. Введите в поле «Почтовый ящик для поиска» — Administrator, в поле «Поиск сообщений, отправленных (кому)» — оставьте пустым, так как хочется посмотреть все сообщения. Также оставьте поле пустым «Поиск сообщений, полученных от:». Тема сообщения, в примере не важна, так что поле «Поиск следующих слов в поле ‘Тема’:». Когда настройка полностью завершена, нажмите на кнопку «Поиск». Чтобы произвести настройку с самого начала, нажмите кнопку «Очистить». Посмотреть результаты можно на рисунке 41.

clip_image004

Рисунок 41. Формирование отчета о доставке почтовых сообщений.

Нужно отметить, что отчеты о доставке служат для отслеживания сообщений, отправленных пользователями, использующими клиенты электронной почты Outlook 2007 или Outlook Web App. Они не могут отслеживать сообщения, отправленные из почтовых клиентов, использующих протоколы POP или IMAP, таких как Почта Windows, Outlook Express и Mozilla Thunderbird. То есть отслеживаются сообщения, которые попадают в облачным сервис Exchange Online. На рисунке 42, показан более подробный пример отчета о доставке для ящика Administrator.

clip_image005

Рисунок 42. Подробный отчет о доставке почтовых сообщений.

В статье не раз упоминалось, что в почтовых сообщениях может содержаться конфиденциальная информация, как организации, так и личная пользовательская (к примеру личные паспортные данные). Поэтому, настоятельно рекомендую ознакомиться с соглашением о конфиденциальности, составленной юристами компании Майкрософт. С официального сайта, информация, связанная с юридическим соглашением о конфиденциальности на пробное использования продукта, основные моменты:

Если для использования какой-либо части Портала требуется создание учетной записи, вы должны выполнить процедуру регистрации, предоставив нам актуальные, полные и точные сведения в соответствии с пунктами регистрационной формы. Также необходимо будет выбрать пароль и имя пользователя. Вы несете полную ответственность за сохранение конфиденциальности своего пароля и учетной записи и за все действия с использованием вашей учетной записи. Вы обязуетесь немедленно уведомлять корпорацию Майкрософт обо всех случаях незаконного использования вашей учетной записи и других брешах в системе безопасности. Корпорация Майкрософт не несет ответственности за потери, которые вы понесете вследствие использования вашего пароля или учетной записи третьим лицом (как с вашего ведома, так и без него). Вместе с тем, вы можете нести ответственность за ущерб, нанесенный корпорации Майкрософт или другой стороне, вследствие незаконного использования вашей учетной записи или пароля. Использование учетной записи другого пользователя без разрешения владельца запрещено. В данном случае, нужно закрепить данное утверждение с помощью политики информационной безопасности организации. Любое программное обеспечение, доступное для загрузки с портала (далее — "программное обеспечение"), является объектом авторского права корпорации Майкрософт и ее поставщиков. Использование Программного обеспечения регламентируется лицензионным соглашением конечного пользователя, которое (если таковое имеется) включается в пакет ПО (далее — "Лицензионное соглашение"). Любое воспроизведение или распространение программного обеспечения, не соответствующее лицензионному соглашению, в явной форме запрещено законодательством и может повлечь за собой серьезную гражданскую или уголовную ответственность. В данном случае, нужно закрепить данное утверждение с помощью политики информационной безопасности организации.

То есть использовать облачные сервисы для обучения возможно в качестве триальной версии. За 30 дней можно уяснить основные моменты правильного использования программного обеспечения. Но за этот период конечно же невозможно изучить программным продукт для сдачи сертификационных экзаменов. Кстати о них. В скором времени выйдут два сертификационных экзамена фирмы Майкрософт, сдав которые можно утверждать, что в программном продукте Microsoft Office 365 вы разбираетесь. Итак, все рабочие области секции администрирования управления почтой, а именно, «Правила», «Домены и защита», «Ведение журнала», «Отчеты о доставке», «Обнаружение» рассмотрены, со всеми имеющимися возможностями и функциями. В дальнейшем, планируется внимательное изучение портала администрирования Microsoft Office 365 – сервиса Exchange Online, а именно – телефонные и голосовые функции.

До новых встреч на просторах сети Интернет!

Полезные ссылки:

1. Портал Microsoft Office 365 https://portal.microsoftonline.com/

2. Назначение ролей администратора http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/4697284e-c6ed-4c5a-a062-047ada7b1282

3. Forgot your password? http://community.office365.com/en-us/b/office_365_technical_blog/archive/2011/04/07/forgot-your-password.aspx

4. Ограничения, накладываемые лицензированием на Office 365 http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/a31b2eb2-4883-4fad-8f7d-4f0507156283

5. Подготовка к использованию единого входа http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652540.aspx

6. План внедрения синхронизации службы каталогов Active Directory http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652543.aspx

7. Создание нового внешнего контакта http://help.outlook.com/ru-ru/140/ms.exch.ecp.newcontact.aspx

8. Применение судебного удержания к почтовому ящику http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditLitigationHold.aspx

9. Включение архивного почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EnableArchiveMailbox.aspx

10. Изменение типа домена http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditMailRoutingDomains.aspx

11. Service Management Portal https://eduadmin.live.com/Public/Error.aspx?error=3

12. Домены https://portal.microsoftonline.com/Domains/DomainManager.aspx

13. Правила журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.LearnMoreJournalRules.aspx

14. Создание правил журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewJournalRule.aspx

15. Включение элементов, в которых нельзя вести поиск, в результаты поиска http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_IncludeUnsearchableItems.aspx

16. Создание запроса поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch.aspx

17. Имя поиска при создании операции поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_Name.aspx

18. Выбор почтового ящика для поиска сведений о доставке сообщения http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.SearchDeliveryReports_Mailbox.aspx

19. Что содержится в отчете о доставке? http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.DeliveryStatus.aspx

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: