Office 365. Администрирование Exchange Online – управление почтой Часть 8

Последняя новая область администрирования «Теги хранения» появилась в области управления почтой Exchange Online. Теги хранения доступны пользователям и могут использоваться для указания времени хранения элементов в почтовых ящиках пользователей (рисунок 50).

clip_image001

Рисунок 50. Портал администрирования сервиса Exchange Online – теги хранения

Теги хранения применяются к пользователю сервиса Exchange Online с помощью политик хранения, описанных выше. На примере показано, как выглядит окно выбора тега хранения «1 month Delete», при условиях создания новой политики хранения (рисунок 51).

clip_image002

Рисунок 51. Выбор тегов хранения при создании новой политики хранения.

Нажмите кнопку «Ок», для изменения политики хранения почтовых сообщений для выбранного почтового ящика, или кнопку «Отмена», для того чтобы оставить параметры сервиса Exchange Online неизменными.

Теги хранения применяются к пользователю сервиса Exchange Online с помощью политик хранения, описанных выше. На примере показано, как выглядит окно выбора тега хранения «Recoverable Item 14 days move to archive», при условиях редактировании новой политики хранения (рисунок 52).

clip_image003

Рисунок 52. Выбор тегов хранения при редактировании новой политики хранения.

Нажмите кнопку «Ок», для изменения политики хранения почтовых сообщений для выбранного почтового ящика, или кнопку «Отмена», для того чтобы оставить параметры сервиса Exchange Online неизменными.

Немного теории о тегах хранения с официального сайта: Теги хранения определяют и применяют параметры хранения к сообщениям и папкам в почтовом ящике пользователя. Теги хранения указывают срок хранения сообщения и действие, которое необходимо выполнить по истечении указанного срока хранения сообщения. По истечении срока хранения сообщение можно переместить в архивный почтовый ящик пользователя или удалить. Теги политики хранения связываются с политикой хранения. Существует три типа тегов хранения:

1. Тег политики по умолчанию (DPT) Параметры, определенные в DPT, применяются ко всем почтовым ящикам, к которым не применен тег хранения. Политика хранения может иметь до трех связанных DPT: один DPT с действием хранения «переместить в архив», один DPT с действием хранения «удалить с возможностью восстановления» и один DPT для определенного класса сообщений, например для голосовой почты.

2. Теги политики хранения (RPT) Теги RPT применяются к папкам по умолчанию: «Входящие», «Отправленные», «Удаленные», «Нежелательная почта». Теги RPT имеют приоритет над DPT. Нужно отметить, что RPT не поддерживают действие хранения, перемещающее элементы в архивный почтовый ящик пользователя. Единственное действие хранения для RPT — удаление элементов.

3. Личные теги Пользователи Microsoft Outlook 2010 и Outlook Web App могут применять личные теги к отдельным элементам и пользовательским папкам в почтовом ящике.

Политика хранения — это группа тегов хранения, применяемых к почтовому ящику. При создании почтового ящика применяется политика хранения по умолчанию. В Exchange Online политика хранения, применяемая по умолчанию к новым почтовым ящикам, называется Политика MRM по умолчанию. Почтовый ящик может иметь только одну политику хранения, применяемую к нему. Теги хранения связаны с политикой хранения. Политика хранения может содержать два тега DPT с разными действиями хранения, по одному тегу RPT для каждой папки по умолчанию и любое число личных тегов.

Итак, приступим к более подробному изучению области администрирования «Политики хранения» (рисунок 50). В данной рабочей области есть возможность выполнить четыре операций:

1. Создать новый тег, — операция применяется в случае, если нет подходящих тегов хранения. Может быть созданы, теги, которые будут применяется ко всему почтовому ящику, теги, которые автоматически будут применяться к отдельной папке, и наконец теги, которые будут применяется пользователями к элементам и папкам (личным) самостоятельно.

2. Посмотреть подробности о выбранной теге хранения (редактировать выбранную теге хранения), — применятся в случае изменения параметров существующего тега хранения.

3. Удалить отмеченный тег хранения, — применяется в случае, если тег хранения больше не нужен.

4. Обновить список доступных тегов хранения, — актуализация перечня тегов хранения.

Первая операция, которую можно выполнить с тегом хранения почтовых сообщений – его создание. Вполне логично, что с этой операции начинается жизненный цикл тегов хранения почтовых сообщений. Для начала выполнения данной операции нажмите на кнопку «Новый тег» (рисунок 50), и выберете для начала ссылку «Применяется автоматически ко всему почтовому ящику». В открывшемся окне, с названием «Новый тег применяется ко всему почтовому ящику», заполните необходимые поля (рисунок 53).

clip_image004

Рисунок 53. Окно «Новый тег применяется ко всему почтовому ящику».

На рисунке 53 видно, что при создании нового тега, который применяется ко всему почтовому ящику, необходимым условием является заполнение поля «Имя» (поле обозначается звездочкой). Ограничений как таковых на это поле не накладывается, так что заполните, например, поле строкой «Новый тег хранения». Фактически создается тег политики по умолчанию (DPT), параметры, определенные в DPT, применяются ко всем почтовым ящикам, к которым не применен тег хранения. Политика хранения может иметь до трех связанных DPT: один DPT с действием хранения «переместить в архив», один DPT с действием хранения «удалить с возможностью восстановления» и один DPT для определенного класса сообщений, например для голосовой почты.

Разберемся с параметрами поля «Действие хранения» более подробно:

1. Удалить и разрешить восстановление, — выбор говорит о том, что когда из папки «Удаленные» производится удаление хранящихся там сообщений, он перемещаются в папку «Подлежащие восстановлению», и пользователи могут их из этой папки восстановить с помощью Outlook 2010 или Outlook Web App. Восстановление может быть произведено до момента очистки папки элементов, подлежащих восстановлению (http://help.outlook.com/ru-RU/beta/ms.exch.owap.recoverdeleteditems.aspx).

2. Окончательно удалить, — выбор говорит о том, что когда из папки «Удаленные» производится удаление хранящихся там сообщений, он не перемещаются в папку «Подлежащие восстановлению», и пользователи могут их уже не могут из этой папки восстановить с помощью Outlook 2010 или Outlook Web App стандартными методами. Восстановление может быть произведено только почтовым администратором организации если время хранения пока еще не истекло (http://help.outlook.com/ru-RU/beta/ms.exch.ecp.enablearchivemailbox.aspx).

3. Переместить в архив, — сообщения пересылаются в архивный почтовый ящик. В случае использования Outlook 2010 архивный ящик может быть локальным. В случае, использования Outlook Web App совместно с Майкрософт Офис 365, возможность создавать архивные почтовые ящики нужно отдельно докупать (http://help.outlook.com/ru-RU/beta/cc950505.aspx).

Параметры поля «Время хранения» — указывается, когда истекает время хранения для создаваемого тэга. Если выбрать «Никогда», время хранения никогда не истекает, и почтовые сообщения хранятся неопределенно долгое время. Эта установка предотвращает автоматическое удаление, если выбраны действия удаления, удаление с восстановлением или окончательного удаления. Можно выбрать «Когда элемент достигает следующего возраста» и указать количество дней, после которого будет к тегу применено выбранное действие (удалить и разрешить восстановление, окончательно удалить, переместить в архив).

Осталось поле «Комментарий», в котором можно в произвольной форме оставить несколько предложений, о цели создания данного тега хранения. Поле очень полезное с той точки зрения, что если известна цель создание тега, то и лишних тегов создаваться будет администраторами организации как можно меньше.

Нажмите кнопку «Сохранить», для изменения политики хранения почтовых сообщений для выбранного почтового ящика, или кнопку «Отмена», для того чтобы оставить параметры сервиса Exchange Online неизменными.

Следующий тег — теги политики хранения (RPT). Теги RPT применяются к папкам по умолчанию: «Входящие», «Отправленные», «Удаленные», «Нежелательная почта». Теги RPT имеют приоритет над DPT. Нужно отметить, что RPT не поддерживают действие хранения, перемещающее элементы в архивный почтовый ящик пользователя. Единственное действие хранения для RPT — удаление элементов.

Для начала выполнения данной операции нажмите на кнопку «Новый тег» (рисунок 50), и выберете для начала ссылку «Применяется автоматически к отдельной папке». В открывшемся окне, с названием «Новый тег применяется к отдельной папке», заполните необходимые поля (рисунок 54).

clip_image005

Рисунок 54. Окно «Новый тег применяется к отдельной папке».

Заполните поле «Имя», оно является обязательным. В поле «Теги применяются следующим образом» выберете на какую папку будет применятся данный тег (рисунки 55 и 56).

clip_image006

Рисунок 55. Область действия вновь создаваемого тега Часть 1.

clip_image007

Рисунок 56. Область действия вновь создаваемого тега Часть 2.

В область действия вновь создаваемого тега могут попасть следующие папки, — календарь, удаленные, черновики, входящие, нежелательная почта, дневник, заметки, исходящие, отправленные, каналы RSS, ошибки синхронизации, журнал разговоров, корень поддерева, не относящегося к IRM, Legacy Archive Journals (унаследованные архивные журналы).

Разберемся с параметрами поля «Действие хранения» более подробно:

1. Удалить и разрешить восстановление, — выбор говорит о том, что когда из папки «Удаленные» производится удаление хранящихся там сообщений, он перемещаются в папку «Подлежащие восстановлению», и пользователи могут их из этой папки восстановить с помощью Outlook 2010 или Outlook Web App. Восстановление может быть произведено до момента очистки папки элементов, подлежащих восстановлению (http://help.outlook.com/ru-RU/beta/ms.exch.owap.recoverdeleteditems.aspx).

2. Окончательно удалить, — выбор говорит о том, что когда из папки «Удаленные» производится удаление хранящихся там сообщений, он не перемещаются в папку «Подлежащие восстановлению», и пользователи могут их уже не могут из этой папки восстановить с помощью Outlook 2010 или Outlook Web App стандартными методами. Восстановление может быть произведено только почтовым администратором организации если время хранения пока еще не истекло (http://help.outlook.com/ru-RU/beta/ms.exch.ecp.enablearchivemailbox.aspx).

Параметры поля «Время хранения» — указывается, когда истекает время хранения для создаваемого тэга. Если выбрать «Никогда», время хранения никогда не истекает, и почтовые сообщения хранятся неопределенно долгое время. Эта установка предотвращает автоматическое удаление, если выбраны действия удаления, удаление с восстановлением или окончательного удаления. Можно выбрать «Когда элемент достигает следующего возраста» и указать количество дней, после которого будет к тегу применено выбранное действие (удалить и разрешить восстановление, окончательно удалить, переместить в архив).

Осталось поле «Комментарий», в котором можно в произвольной форме оставить несколько предложений, о цели создания данного тега хранения. Поле очень полезное с той точки зрения, что если известна цель создание тега, то и лишних тегов создаваться будет администраторами организации как можно меньше.

Нажмите кнопку «Сохранить», для изменения политики хранения почтовых сообщений для выбранного почтового ящика, или кнопку «Отмена», для того чтобы оставить параметры сервиса Exchange Online неизменными.

Полезные ссылки:

1. Портал Microsoft Office 365 https://portal.microsoftonline.com/

2. Назначение ролей администратора http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/4697284e-c6ed-4c5a-a062-047ada7b1282

3. Forgot your password? http://community.office365.com/en-us/b/office_365_technical_blog/archive/2011/04/07/forgot-your-password.aspx

4. Ограничения, накладываемые лицензированием на Office 365 http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/a31b2eb2-4883-4fad-8f7d-4f0507156283

5. Подготовка к использованию единого входа http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652540.aspx

6. План внедрения синхронизации службы каталогов Active Directory http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652543.aspx

7. Создание нового внешнего контакта http://help.outlook.com/ru-ru/140/ms.exch.ecp.newcontact.aspx

8. Применение судебного удержания к почтовому ящику http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditLitigationHold.aspx

9. Включение архивного почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EnableArchiveMailbox.aspx

10. Изменение типа домена http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditMailRoutingDomains.aspx

11. Service Management Portal https://eduadmin.live.com/Public/Error.aspx?error=3

12. Домены https://portal.microsoftonline.com/Domains/DomainManager.aspx

13. Правила журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.LearnMoreJournalRules.aspx

14. Создание правил журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewJournalRule.aspx

15. Включение элементов, в которых нельзя вести поиск, в результаты поиска http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_IncludeUnsearchableItems.aspx

16. Создание запроса поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch.aspx

17. Имя поиска при создании операции поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_Name.aspx

18. Выбор почтового ящика для поиска сведений о доставке сообщения http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.SearchDeliveryReports_Mailbox.aspx

19. Что содержится в отчете о доставке? http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.DeliveryStatus.aspx

20. Политики и теги удержания почтовых сообщений http://help.outlook.com/ru-RU/beta/ms.exch.ecp.NewRetentionPolicyTag.aspx

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: