Office 365. Администрирование Exchange Online – управление почтой Часть 9

И наконец, личные теги Пользователи Microsoft Outlook 2010 и Outlook Web App могут применять личные теги к отдельным элементам и пользовательским папкам в почтовом ящике.

Для начала выполнения данной операции нажмите на кнопку «Новый тег» (рисунок 50), и выберете для начала ссылку «Применяется автоматически пользователями к элементам и папкам (личным)». В открывшемся окне, с названием «Новый тег применяется пользователями к элементам и папкам (личным)», заполните необходимые поля (рисунок 57).

clip_image001

Рисунок 57. Окно «Новый тег применяется пользователями к элементам и папкам (личным)».

Заполните поле «Имя», оно является обязательным. Разберемся с параметрами поля «Действие хранения» более подробно:

1. Удалить и разрешить восстановление, — выбор говорит о том, что когда из папки «Удаленные» производится удаление хранящихся там сообщений, он перемещаются в папку «Подлежащие восстановлению», и пользователи могут их из этой папки восстановить с помощью Outlook 2010 или Outlook Web App. Восстановление может быть произведено до момента очистки папки элементов, подлежащих восстановлению (http://help.outlook.com/ru-RU/beta/ms.exch.owap.recoverdeleteditems.aspx).

2. Окончательно удалить, — выбор говорит о том, что когда из папки «Удаленные» производится удаление хранящихся там сообщений, он не перемещаются в папку «Подлежащие восстановлению», и пользователи могут их уже не могут из этой папки восстановить с помощью Outlook 2010 или Outlook Web App стандартными методами. Восстановление может быть произведено только почтовым администратором организации если время хранения пока еще не истекло (http://help.outlook.com/ru-RU/beta/ms.exch.ecp.enablearchivemailbox.aspx).

3. Переместить в архив, — сообщения пересылаются в архивный почтовый ящик. В случае использования Outlook 2010 архивный ящик может быть локальным. В случае, использования Outlook Web App совместно с Майкрософт Офис 365, возможность создавать архивные почтовые ящики нужно отдельно докупать (http://help.outlook.com/ru-RU/beta/cc950505.aspx).

Параметры поля «Время хранения» — указывается, когда истекает время хранения для создаваемого тэга. Если выбрать «Никогда», время хранения никогда не истекает, и почтовые сообщения хранятся неопределенно долгое время. Эта установка предотвращает автоматическое удаление, если выбраны действия удаления, удаление с восстановлением или окончательного удаления. Можно выбрать «Когда элемент достигает следующего возраста» и указать количество дней, после которого будет к тегу применено выбранное действие (удалить и разрешить восстановление, окончательно удалить, переместить в архив).

Осталось поле «Комментарий», в котором можно в произвольной форме оставить несколько предложений, о цели создания данного тега хранения. Поле очень полезное с той точки зрения, что если известна цель создание тега, то и лишних тегов создаваться будет администраторами организации как можно меньше.

Нажмите кнопку «Сохранить», для изменения политики хранения почтовых сообщений для выбранного почтового ящика, или кнопку «Отмена», для того чтобы оставить параметры сервиса Exchange Online неизменными.

Вторая операция в области администрирования «Теги хранения» позволяет посмотреть подробности о выбранном теге хранения почтовых сообщений. Для этого нужно выбрать необходимый тег хранения и нажать на кнопку «Подробности» (рисунок 50). Фактически, при просмотре подробностей о выбранном теге хранения, можно редактировать свойства тега хранения почтовых сообщений. Во вновь открывшемся окне редактирования тега хранения почтовых сообщений, произведите необходимые изменения (рисунок 58). К примеру, это будет тег хранения, который применяется пользователями к элементам и папкам (личным) «Personal never move to archive» (удерживать неограниченное время, никуда не перемещать, применение данной политики к сообщению препятствует автоматическому удалению сообщения или перемещению в архив.)

clip_image002

Рисунок 58. Редактирование тега, который применяется пользователями к элементам и папкам (личным)».

Измените поле «Имя», только не оставляйте его пустым, так как оно является обязательным. Разберемся с параметрами поля «Действие хранения» более подробно, при редактировании:

  1. Удалить и разрешить восстановление, — выбор говорит о том, что когда из папки «Удаленные» производится удаление хранящихся там сообщений, он перемещаются в папку «Подлежащие восстановлению», и пользователи могут их из этой папки восстановить с помощью Outlook 2010 или Outlook Web App. Восстановление может быть произведено до момента очистки папки элементов, подлежащих восстановлению (http://help.outlook.com/ru-RU/beta/ms.exch.owap.recoverdeleteditems.aspx). К примеру выберете это действие.
  2. Окончательно удалить, — выбор говорит о том, что когда из папки «Удаленные» производится удаление хранящихся там сообщений, он не перемещаются в папку «Подлежащие восстановлению», и пользователи могут их уже не могут из этой папки восстановить с помощью Outlook 2010 или Outlook Web App стандартными методами. Восстановление может быть произведено только почтовым администратором организации если время хранения пока еще не истекло (http://help.outlook.com/ru-RU/beta/ms.exch.ecp.enablearchivemailbox.aspx).
  3. Переместить в архив, — сообщения пересылаются в архивный почтовый ящик. В случае использования Outlook 2010 архивный ящик может быть локальным. В случае, использования Outlook Web App совместно с Майкрософт Офис 365, возможность создавать архивные почтовые ящики нужно отдельно докупать (http://help.outlook.com/ru-RU/beta/cc950505.aspx). Установка по умолчанию.

Параметры поля «Время хранения» — указывается, когда истекает время хранения для создаваемого тэга. Если выбрать «Никогда», время хранения никогда не истекает, и почтовые сообщения хранятся неопределенно долгое время. Эта установка предотвращает автоматическое удаление, если выбраны действия удаления, удаление с восстановлением или окончательного удаления. Можно выбрать «Когда элемент достигает следующего возраста(дн.)» и указать количество дней», после которого будет к тегу применено выбранное действие (удалить и разрешить восстановление, окончательно удалить, переместить в архив). К примеру выберете «Когда элемент достигает следующего возраста(дн.)» и укажите число 2048 дней.

Осталось поле «Комментарий», в котором можно в произвольной форме оставить несколько предложений, о цели создания данного тега хранения. Поле очень полезное с той точки зрения, что если известна цель создание тега, то и лишних тегов создаваться будет администраторами организации как можно меньше. К примеру, напишите «Тег хранения который применяется пользователями к элементам и папкам (личным) создан для поддержания новой политики информационной безопасности в плане разрешения восстановления через 2048 дней, после помещения в папку удаленный и автоматической очистки данной папки». Данная фраза натолкнет вас по прошествии некоторого времени на причину, по которой данный тег был создан.

Нажмите кнопку «Сохранить», для изменения политики хранения почтовых сообщений для выбранного почтового ящика, или кнопку «Отмена», для того чтобы оставить параметры сервиса Exchange Online неизменными.

Предпоследняя операция в области администрирования «Теги хранения», это удаление отмеченного тега хранения. Для того, чтобы выполнить удаление отмеченного тега хранения, нажмите на кнопку «Удалить» (рисунок 50). После выполнения данного действия появится предупреждающее сообщение (рисунок 59).

clip_image003

Рисунок 59. Окно удаления тега, который применяется пользователями к элементам и папкам.

Полное предупреждающее сообщение «Удалить тег хранения «Personal never move to archive» без возможности восстановления?» (рисунок 59). Нажмите «Да», если текущий тег хранения почтовых сообщений должен быть удален, и кнопку «Нет», если тег хранения почтовых сообщений пока еще будет оставаться действующим.

Нужно отметить, что тег хранения, который связан с политикой хранения, все равно удаляется без лишних предупреждений, иногда правда обработка может закончится сообщением об ошибке (рисунок 60). То есть в политике хранения тег хранения останется, но для новой политики выбрать такой тег хранения будет уже нельзя.

clip_image004

Рисунок 60. Окно ошибки удаления тега, который применяется пользователями к элементам и папкам.

Полный текст сообщения об ошибке «Обработать запрос сейчас не удается. Повторите попытку через несколько минут». Чаще всего нужно будет попробовать попытку удаления тега повторить через некоторое время.

Последняя и четвертая по счету операция, — обновить список правил. Для выполнения данного действия нажмите крайнюю правую пиктограмму на рисунке 50. Крайне полезная кнопка, в случае, если работают несколько администраторов почты. Без отрисовки всего портала администрирования Exchange Online, перерисовывается только фрейм тега правил хранения. Т.е. можно получить достаточно быстро актуальную информацию о тегах хранения и порядке их обработки. Итак, изучение последней области администрирования «Теги хранения» управления почтой в сервисе Microsoft Exchange Online завершено.

С официального сайта, информация, связанная с юридическим соглашением о конфиденциальности на пробное использования продукта, основные моменты:

Если для использования какой-либо части Портала требуется создание учетной записи, вы должны выполнить процедуру регистрации, предоставив нам актуальные, полные и точные сведения в соответствии с пунктами регистрационной формы. Также необходимо будет выбрать пароль и имя пользователя. Вы несете полную ответственность за сохранение конфиденциальности своего пароля и учетной записи и за все действия с использованием вашей учетной записи. Вы обязуетесь немедленно уведомлять корпорацию Майкрософт обо всех случаях незаконного использования вашей учетной записи и других брешах в системе безопасности. Корпорация Майкрософт не несет ответственности за потери, которые вы понесете вследствие использования вашего пароля или учетной записи третьим лицом (как с вашего ведома, так и без него). Вместе с тем, вы можете нести ответственность за ущерб, нанесенный корпорации Майкрософт или другой стороне, вследствие незаконного использования вашей учетной записи или пароля. Использование учетной записи другого пользователя без разрешения владельца запрещено. В данном случае, нужно закрепить данное утверждение с помощью политики информационной безопасности организации. Любое программное обеспечение, доступное для загрузки с портала (далее — "программное обеспечение"), является объектом авторского права корпорации Майкрософт и ее поставщиков. Использование Программного обеспечения регламентируется лицензионным соглашением конечного пользователя, которое (если таковое имеется) включается в пакет ПО (далее — "Лицензионное соглашение"). Любое воспроизведение или распространение программного обеспечения, не соответствующее лицензионному соглашению, в явной форме запрещено законодательством и может повлечь за собой серьезную гражданскую или уголовную ответственность. В данном случае, нужно закрепить данное утверждение с помощью политики информационной безопасности организации

Итак, все рабочие области секции администрирования управления почтой, а именно, «Правила», «Домены и защита», «Ведение журнала», «Отчеты о доставке», «Обнаружение», «Политики хранения», «Теги хранения» рассмотрены, со всеми имеющимися возможностями и функциями. В дальнейшем, планируется внимательное изучение портала администрирования Microsoft Office 365 – сервиса Exchange Online, а именно – телефонные и голосовые функции.

До новых встреч на просторах сети Интернет!

Полезные ссылки:

  1. Портал Microsoft Office 365 https://portal.microsoftonline.com/
  2. Ограничения, накладываемые лицензированием на Office 365 http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/a31b2eb2-4883-4fad-8f7d-4f0507156283
  3. Подготовка к использованию единого входа http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652540.aspx
  4. План внедрения синхронизации службы каталогов Active Directory http://onlinehelp.microsoft.com/ru-ru/office365-enterprises/ff652543.aspx
  5. Создание нового внешнего контакта http://help.outlook.com/ru-ru/140/ms.exch.ecp.newcontact.aspx
  6. Применение судебного удержания к почтовому ящику http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditLitigationHold.aspx
  7. Включение архивного почтового ящика http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EnableArchiveMailbox.aspx

10. Изменение типа домена http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.EditMailRoutingDomains.aspx

11. Service Management Portal https://eduadmin.live.com/Public/Error.aspx?error=3

12. Домены https://portal.microsoftonline.com/Domains/DomainManager.aspx

13. Правила журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.LearnMoreJournalRules.aspx

14. Создание правил журнала http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewJournalRule.aspx

15. Включение элементов, в которых нельзя вести поиск, в результаты поиска http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_IncludeUnsearchableItems.aspx

16. Создание запроса поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch.aspx

17. Имя поиска при создании операции поиска в нескольких почтовых ящиках http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.NewMailboxSearch_Name.aspx

18. Выбор почтового ящика для поиска сведений о доставке сообщения http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.SearchDeliveryReports_Mailbox.aspx

19. Что содержится в отчете о доставке? http://help.outlook.com/ru-RU/140/ms.exch.ecp.DeliveryStatus.aspx

  1. Политики и теги удержания почтовых сообщений http://help.outlook.com/ru-RU/beta/ms.exch.ecp.NewRetentionPolicyTag.aspx

Реклама

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google+ photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google+. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s

%d такие блоггеры, как: